Что такое визуальное управление эффективностью. Визуальный менеджмент. Основные результаты проекта

Зачем применяют визуальный менеджмент (Visual Management)?

Визуальный менеджмент применяют затем, чтобы донести важную информацию. Так уж получилось, что мы с вами лучше всего воспринимаем зрительные образы, потому и менеджмент визуальный, а не слуховой, осязательный или обонятельный.

Все дорожные знаки и световые сигналы светофора, красочные фотографии легких курильщика на сигаретных пачках, которые пришли на смену давно заезженному “Минздрав предупреждает…” и даже значки на дверях туалета посылают вашему мозгу прямой сигнал. Полная противоположность тому, как информация поступает при прослушивании лекции или чтении руководства. Кроме того, вспомните о на полу и стенах, знаках “не лезь, убьёт” и плане эвакуации. Все это примеры визуального менеджмента.

Однако не стоит забывать о подводных камнях визуальных предупреждений и сообщений, при столкновении с которыми человек может некорректно истолковать их содержание. Готов поспорить, что такое случается, когда визуальный менеджмент “употребляется” не по назначению. Например, чтобы сделать красиво или, чего греха таить, чтобы внедрить еще один принцип бережливого производства.

Из этой заметки вы узнаете о 5 самых распространенных ошибках визуального менеджмента.

Визуализация незаметна

Визуальный сигнал работает хорошо, но только при одном условии: он должен быть заметен. Вы не можете услышать визуальный сигнал, нащупать его шероховатость, попробовать на вкус и т.д. Вам необходимо увидеть, чтобы получить сигнал. Очень мелкая или блеклая визуализация, текст, предупреждение мелким шрифтом и т.д. встречается так часто, что безоговорочно занимает первую позицию в хит-параде ошибок визуального менеджмента. В эту же категорию советую относить наборы визуальных сигналов:

55 знаков-сигналов, даже если все они крупные и яркие, не достигают вашего головного мозга. И как бы не восхищались ученые возможностями человеческого организма, следует принять тот факт, что ширина канала “глаза-мозг” обладает своими ограничениями.

Визуализация недоступна

Несколько реже предыдущего пункта встречается красивая и заметная визуализация, которую запихивают в угол, под потолок или, чего доброго, вообще прячут от пользователя. Если вам доводилось видеть двухстороннюю информационную доску, которую бережно поставили, повесили или прислонили к стене, знайте, это – ошибка визуального менеджмента №2.

Визуализация непонятна

Что это означает? – спрашивает рабочий.
Означает, что не следует класть деталь острым краем вниз, – отвечает бригадир и добавляет: – Теперь будешь знать?
Конечно! Тут же все четко показано.

Знакомая ситуация? А сами попадали в такую?

Безусловно, для шпионов и любителей всего секретного тайные знаки и непонятные символы представляют интерес. Для визуального менеджмента же необходимы понятные и однозначно трактуемые символы. Хотя, о трактовке наш следующий пункт...

Визуализация может быть двояко истолкована

Создавая, или правильнее будет сказать, допуская визуализацию, которая может быть двояко истолкована или сама себе противоречит, вы оставляете пользователя один на один со своим решением. Воображение сразу же обретает волю, а сфера полномочий автоматически увеличивается.

В наш хит-парад ошибок визуального менеджмента этот пункт попал по той причине, что несет сразу 3 пагубных эффекта:

никак не доносит нужную информацию;
ставит под вопрос выполнение корректных предписаний;
безвозмездно потребляет ресурсы, которые были брошены на его создание.

Визуализация абсурдна или содержит явно неправдивые данные

Такая визуализация вызывает улыбку и, само собой, не воспринимается всерьез. Часто такие предупреждения игнорируют или забывают моментально после того, как они исчезают из поля зрения. Но хуже всего то, что подобные сигналы дискредитируют всю систему визуального менеджмента. Вы просто учите своих сотрудников не реагировать на визуальные сообщения.

Все иллюстрации к этой заметке были подобраны на сайте epicfail.com – кладезе ошибок не только визуального и не только менеджмента.

Бережливое производство (система Lean) - это особый подход к организации управления на предприятии. Он направлен на улучшение качества работы посредством сокращения потерь. О тонкостях данной концепции рассказывает в своей книге Майкл Вейдер. Инструменты бережливого производства используются на всех этапах деятельности предприятия - от проектирования до реализации продукции. Рассмотрим их более подробно.

Инструменты бережливого производства и их сущность

Базовые принципы были разработаны в конце 1980-1990-х гг. Главной целью системы выступает сокращение действий, которые не добавляют выпускаемому продукту ценности в течение всего его жизненного цикла. Выбирая инструменты и методы бережливого производства, необходимо руководствоваться следующими принципами:

Развивать лидерство на каждом уровне управления процессом.
Руководители групп должны разрабатывать долгосрочные и краткосрочные стратегии, используя сведения, полученные от подчиненных.
Каждый лидер ответственен за результаты реализации собственных проектов.

Применение инструментов бережливого производства ориентировано, в первую очередь, на повышение качества работы. Его следует оценивать на всех уровнях, а полученные результаты должны получать все сотрудники. На предприятии должны быть разработаны четкие инструкции и правила для каждой группы специалистов. При этом необходимо обеспечить их тесную взаимосвязь и взаимопомощь. Необходимо научить персонал в короткий срок выявлять производственные ошибки и так же быстро их исправлять. Для привлечения всех сотрудников к реализации концепции следует разработать определенные стандарты ключевых параметров качества.

Инструменты бережливого производства: мини-руководство

Основной задачей руководства предприятия, стремящегося к повышению качества продукции через снижение потерь, выступает создание четко проработанной схемы действий. Разработка инструкций и правил должны обеспечивать формирование целостной системы, повышение мотиваций персонала. Они должны иметь логическую связь друг с другом. В системе выделяют следующие основные инструменты бережливого производства:

Визуальный менеджмент.
"Точно вовремя".
Стандартные операционные процессы.
Картирование.
Организация мест 5S.
Встроенное качество.

ТРМ

Total Productive Maintenance представляет собой всеобщее обслуживание процесса. Как выше было сказано, инструменты бережливого производства направлены на снижение потерь. Как правило, они связаны с простоями оборудования, возникающими из-за поломок и избыточного обслуживания. Основной идеей ТРМ выступает вовлечение в процесс всех сотрудников предприятия, а не только специалистов отдельных служб. Таким образом, каждый работник должен знать специфику обслуживания оборудования и уметь быстро исправить неполадку самостоятельно. Успех использования ТРМ зависит от того, насколько правильно донесена идея и позитивно воспринята персоналом.

Стадии ТРМ

Внедрение инструментов бережливого производства требует следования заданной схеме. Особенность ТРМ заключается в том, что на базе этого подхода возможна плановая и плавная трансформация действующей на предприятии системы обслуживания в более совершенную. Для этого в рамках ТРМ предусмотрены следующие этапы:

Оперативный ремонт. Он предполагает попытку усовершенствовать имеющуюся систему, выявив в ней слабые участки.
Обслуживание на базе прогнозов. Речь идет об организации сбора информации о существующих проблемах в работе оборудования для последующего анализа данных. Вместе с этим планируется профилактика машин.
Корректирующее обслуживание. В его рамках осуществляется усовершенствование оборудования для устранения причин появления систематических сбоев.
Автономное обслуживание. Оно предполагает распределение функций, касающихся обеспечения бесперебойной работы машин, между ремонтными и эксплуатационными службами предприятия.
Непрерывное улучшение. Этот элемент включают в себя все инструменты бережливого производства. Непрерывное улучшение фактически значит привлечение сотрудников к постоянному поиску причин потерь и предложению способов их ликвидации.

Визуальный менеджмент

Он представляет собой такое расположение деталей, инструментов, производственных операций, сведений об эффективности работы, при котором они будут четко видны. Это обеспечит участникам процесса возможность оценить состояние всей системы с первого взгляда. Внедрение визуального менеджмента осуществляется в несколько этапов:

Организуются рабочие места.
Визуализируются важные сведения о безопасности, стандартах качества, порядке исполнения операций и использования оборудования.
Показываются результаты и оценивается эффективность процессов.
Принимаются решения в соответствии с визуализированными сведениями.

Стандартные процедуры

Необходимо отметить, что инструменты бережливого производства разработаны таким образом, что их использование может осуществляться только комплексно. В противном случае деятельность не принесет ожидаемого эффекта. В рамках системы разрабатываются специальные инструкции, в которых определяется поэтапная последовательность исполнения любой операции. Устные рекомендации или искажаются, или забываются. В этой связи их заменяют письменными инструкциями, для которых существуют следующие требования:

Они должны быть доступны для быстрого понимания. Для этого вместо длинных текстов используются схемы, рисунки, фотографии, специальные обозначения.
Постоянно пересматриваться и актуализироваться в соответствии с изменениями в порядке выполнения операций.
Разрабатываться совместно с работниками. Это будет гарантировать их достоверность и обеспечит их позитивное восприятие.

Точно вовремя

Just In Time представляет собой способ сокращения продолжительности производственного цикла и предполагает предоставление услуг, материалов и прочих ресурсов только тогда, когда они нужны. Это позволяет осуществить следующие мероприятия:

Сократить объемы партий до минимально выгодного в экономическом плане.
Сбалансировать численность сотрудников, оборудования, материала.
"Вытянуть" продукцию - производительность текущих операций определяется по потребностям предстоящих.
Использовать аудиовизуальные способы контроля состояния продукта и загруженности машин.
Делегировать принятие решений по управлению движением товара на максимально низкий уровень.

Картирование

Оно представляет процесс создания простой графической схемы, наглядно изображающей информационные и материальные потоки, которые требуются для предоставления услуг или продукции конечным пользователям. Картирование позволяет сразу выявить узкие участки, и по результатам его анализа определить непроизводительные операции и затраты. На основании этого разрабатывается план улучшения. В качестве времени создания ценностей принято брать период выполнения работ, посредством которых продукт преобразуется так, чтобы потребитель был готов за него платить. Поток создания - это все действия, которые необходимы для его производства. Как показывает практика, на большинстве предприятий потери составляют до 80%.

Стадии создания схемы

Картирование включает в себя следующие мероприятия:

Документирование текущего состояния. На этой стадии подробно описывается процесс создания какой-либо ценности (или их группы). При этом указываются все состояния и операции, необходимое время, число информационных потоков, количество работников и так далее.
Анализ. Картирование проводится для выявления действий, которые формируют и не формируют ценность продукта. Некоторые из последних устранить нельзя (к примеру, бухгалтерию). Однако их необходимо максимально оптимизировать. Другие можно устранить или унифицировать. Для реализации этих задач следует выяснить требования заказчика к качеству товара и его потребительским свойствам. На основании этого устанавливаются те характеристики, которые нельзя исключить ни при каких условиях, и те, которые можно откорректировать по согласованию.
Создание схемы будущего состояния. Такая карта отражает идеальную ситуацию после внесения всех запланированных изменений. Вместе с этим выявляются скрытые потери для их последующей ликвидации.
Разработка плана улучшения. На этом этапе определяются методы перехода к идеальному (будущему) состоянию, назначаются конкретные задачи, устанавливаются сроки и ответственные за реализацию программы лица.

Встроенное качество

Эта методика позволяет управлять состоянием продукта непосредственно на месте его создания. Встроенное качество предусматривает:

5S

Эта система предполагает эффективное распределение и организацию рабочего пространства. Она, как и прочие инструменты бережливого производства, способствует повышению управляемости зоны и сохраняет время. Система включает в себя:

Сортировку.
Рациональное использование пространства.
Уборку.
Стандартизацию.
Совершенствование.

Система 5S позволяет снизить количество ошибок в документах, создать комфортный климат на предприятии, повысить производительность. Несомненным преимуществом этого инструмента считается отсутствие необходимости использовать новые управленческие теории и технологии.

это комплексный подход, позволяющий фокусироваться на достижении результатов и добиваться наилучшего результата с помощью доступных ресурсов.

Управление по целям включает:

каскадирование и четкую формулировку целей с верхнего уровня до уровня исполнителей;
текущий контроль за результатами и их оценку;
обратную связь и корректирующие действия;
понятные и принятые сотрудниками критерии оценки их труда, и, как следствие, сотрудники более мотивированы на выполнение их обязанностей;
постоянную обратную связь и возможность оперативной оценки и корректировки деятельности сотрудников и подразделений;
визуальный менеджмент – это подход, который обеспечивает деятельность простыми наглядными сигналами для быстрого реагирования на меняющиеся условия и обстоятельства.

Какие показатели использовать для визуализации?

Система управления должна обеспечивать каскадирование целей руководителя до каждого сотрудника. Это обеспечивает фокус каждого сотрудника на исполнении приоритетных задач и достижении приоритетных показателей. Цели каждого сотрудника должны быть привязаны к целям вышестоящего руководителя. Цели каждого руководителя должны полностью декомпозироваться на цели подчиненных сотрудников.

Примером регулярных встреч являются утренние летучки. Для подведения итогов дня и снятия эмоционального напряжения летучки также могут проводиться в конце рабочего дня.

Использование досок визуализации для отражения КПЭ

Доски визуализации служат:

для визуализации количественных показателей;
для коммуникации текущих целей подразделения;
для визуализации текущих проблем и ответственных за их разрешение;
подачи предложений по улучшению работы подразделения (кайдзен).

Доски визуализации являются эффективным инструментом управления результативностью каждого сотрудника и всего подразделения.

Основные принципы МВО (Management by Objectives)	Описание
Иерархическая соподчиненность целей	Из более общих целей формулируются более локальные
Цикличность	Любая система управления представляет собой замкнутый цикл «анализ – планирование – реализация – оценка и контроль», который повторяется многократно
Обратная связь	Для поддержания устойчивости любой системы важна обратная связь. Обратная связь представляет собой подтверждение понимания чего-либо, а также реакцию (положительную или отрицательную) на какое-либо действие
Конкретность и измеримость целей	Цели должны быть выражены в конкретных показателях, которые можно измерить
Регулярность и постоянство работы по целям	Цели вырабатываются на определенный период, по прошествии которого оценивается степень их выполнения и разрабатываются цели на следующий период
Единый стандарт оформления целей, планов, отчетов	Единые для всех формы облегчают процесс анализа, сопоставления и принятия решений по согласованию целей между собой
Принцип участия	В процессе разработки целей принимают участие все сотрудники, это повышает причастность каждого к организации, повышается информированность, а, следовательно, и осознанность деятельности, что существенно влияет на мотивированность персонала
Принцип холизма	Этот принцип состоит из двух частей: принципа координации и принципа интеграции. Организации разделены на уровни, каждый уровень – на единицы, различающиеся по функциям, полномочиям и ответственности. Координация охватывает взаимодействие единиц одного уровня, т.е. по горизонтали, интеграция – между единицами разных уровней, т. е. по вертикали. Сочетание принципов координации и интеграции дает нам принцип холизма, согласно которому, чем больше элементов и уровней в системе, тем выгоднее планировать одновременно и во взаимосвязи

Помимо мотивации сотрудников и стимулирования здоровой конкуренции Доска позволяет сотрудникам видеть декомпозицию целей подразделения на индивидуальные цели, а также позволяет руководителю отслеживать динамику показателей.

Доска визуализации — фото

Управленческие показатели и их влияние на KPI — управление по целям

Система управленческих показателей подразделения определяет:

перечень управленческих показателей;
способ (технологическую карту) сбора информации и расчета показателей;
взаимосвязь показателей;
ответственных за сбор и обновление показателей;
регулярность обновления;
требуемую глубину, доступную для детального анализа показателей;
метод представления информации.

Система управленческих показателей должна быть взаимоувязана с целями подразделения (КПЭ, ППР) и позволять осуществлять как оперативное, так и среднесрочное управление, основываясь на количественных показателях.

Требуется включение показателей по процессам и инновационной деятельности подразделения в систему.

Видео — Использование визуального менеджмента. Визуальный менеджмент и управление целями

В 2011 году подтвердили, что мозгу легче обрабатывать картинки, чем текст, и людям легче коммуницировать визуальным способом, чем только текстовым (например, посредством отчетов).

Особенности восприятия индивидуальны, но среднестатистический человек воспринимает 83% увиденной и 11% — услышанной информации. На органолептические рецепторы суммарно отводится не более 6%. Немного другая картина вырисовывается в процессе запоминания информации: на слух и визуально по отдельности человек запоминает 20% и 30% соответственно, а при совмещении этих двух способов уровень запоминания увеличивается до 50 процентов.

Когда мы смотрим на картинки, наш мозг может одновременно обрабатывать несколько элементов, и это позволяет достичь скорости, в 60 000 раз больше, чем при обычном прочтении текста. Поэтому визуализация — один из мощных и проверенных методов в бережливом производстве.

Роль визуализации в бережливом производстве

Визуализацию можно рассматривать в двух аспектах:

как метод представления информации в виде оптического изображения (рисунков, диаграмм, графиков, структурных схем, карт, таблиц и т. д.),
как размещение всех инструментов, собираемых узлов, деталей, информации о производственном процессе так, чтобы они были видны с первого взгляда.

Среди ключевых преимуществ отмечают:

Визуальное планирование

Отдельное место в lean-visualization занимает визуальное планирование (ВП) .

Компании внедряют ВП, потому что:

Один из наглядных примеров использования ВП — Toyota, у которой есть Obeya — с японского «большая комната». В компании это стало инструментом проектного менеджмента для повышения эффективности и соблюдения тайминга на производстве.

Вердикт

Когда генерального менеджера отделения Toyota в Северной Америке спросили, почему компания не написала ни одной книги о своих процессах, он задумался и через несколько минут ответил:

Это потому что такая книга состояла бы из одной страницы, на которой бы написали: «Придерживайтесь простоты, делайте все процессы видимыми и доверяйте людям делать правильные вещи».

Визуальный менеджмент именно об этом. Его цель — сделать рабочий процесс понятнее для всех его участников. С помощью визуализации можно получить максимум информации за минимум времени.

Визуальный менеджмент (визуальное рабочее место) - это четкое изложение всех стандартов, целей и условий работы на местах, это возможность сравнить фактическое положение дел с требованиями к эффективности производства, предоставленная каждому работнику. На этой основе можно реализовать мероприятия, направленные на приведение продукта в соответствие с требованиями. Формы визуального менеджмента :

Вывешивание и использование стандартов (методы, качество, поддержание в исправном состоянии, подвод материала, количество деталей)
Вывешивание целей(присутствие на рабочих местах, качество, производительность, затраты, машинное время, сроки поставок)
Контроль и вывешивание достигнутых результатов (ликвидация разрывов между запланированным и фактическим состоянием)
Предостережение при возникновении проблем (визуальное и/или акустическое)
Предостережение при возникновении дефектов (визуальное и/или акустическое сообщение об ошибке).

Важно, чтобы вывешиваемая информация конкретно касалась специфических рабочих мест/процессов. Вывешивать информацию общего характера, затрагивающую общие отделы или работу всего предприятия не имеет смысла.

Визуальный менеджмент понимается как совокупность информации и методов, поддерживающих сотрудников при выполнении их работы и обеспечивающих обратную связь.

Примечание: Недостаточно только вывешивать информацию. Важно, чтобы каждый сотрудник рассматривал эти сведения как часть своих рабочих функций и тем самым непрерывно улучшал рабочий процесс.

Визуальные устройства важны для преобразования традиционного производства в производство Lean. Фактически, данное определение служит ключевой силой совершенствования и гарантирует, что Lean - усовершенствования ясно читаемы, понятны, и их постоянно придерживаются после внедрения мероприятий программы Kaizen. Визуальный менеджмент и программа 5S проводятся одновременно.

Первичная причина неэффективных затрат - дефицит информации - сотрудники просто испытывают недостаток в знании о том, как им сделать свои рабочие места эффективнее. Это вынуждает служащих тратить впустую ценное время на поиск, перемещение, ожидание, восстановление, переделку или даже простой отказ от действия! Visual management решает этот вопрос, производя существенные улучшения производительности, качества, удовлетворенности клиента, безопасности, и так далее (см.схему 1)

Схема 1. Комбинация организации рабочего места и визуального менеджмента

Примеры.

1. Вывешивание стандартов и пограничных образцов.

Выставление хороших и плохих деталей на рабочем месте, с комментариями по поводу того, почему эти детали плохие или хорошие. Особенно следует обращать внимание на детали, которые являются "почти хорошими" или "почти плохими" (пограничные случаи). Все критерии определения хороших деталей и деталей с дефектом должны быть четко установлены .

2. Сигналы Stop/Go

Все формы визуальных и/или акустических сигналов, дающие информацию о состоянии процесса, например, лампы сигнализации «тревоги», сирены и т.д.

3. Andon -системы.

Представляют собой световое табло или системы проводников, позволяющие четко определить место и вид проблемной ситуации. Эти системы поддерживают сотрудника в ситуации, когда ему необходима помощь в ходе выполнения про-цесса. Такие системы используются всемирно известными фирмами, чтобы ав-томатически остановить процесс, если нельзя оперативно решить проблему.

4. Auto-no-mation

Приспособление автоматического стопора в автоматизированных установках, останавливающее производственный цикл при возникновении аварийных ситуаций (например, контроль нарушений при сверлении). Таким способом предотвращается производство дефектных деталей, проблема исследуется и устраняется до того, как процесс пойдет дальше.