Функции пресс-секретаря. Перечень основных обязанностей пресс-секретаря Должностная инструкция пресс секретаря больницы
Но это скорее видимость. При ближайшем рассмотрении пресс-секретарем оказывается женщина, свои мысли чаще излагает она на бумаге и остается в тени своего гениального шефа…
У этой профессии женское лицо, хотя пресс-секретари мужского пола встречаются довольно часто, но в основном в тех отраслях, где женщин и так мало: силовые структуры, IT, строительство и т.п.
Проблемы российских пресс-секретарей вытекают из того, что у нас пока не до конца понимают специфику и суть PR-деятельности и работы со СМИ. В загадочном и чудодейственном «PR» ищут панацею от всех бед компании и промахов менеджмента. Считается, что успех любого начинания зависит от хорошего пиара. А если мероприятие провалилось, PRщик наверняка окажется крайним, значит, недоработал, плохо связи с общественностью выстроил. Все «зависшие» дела и сомнительные направления работы, которыми не понятно кто должен заниматься, пытаются свалить на пресс-секретаря. При этом зачастую пресс-секретарь и PR-менеджер имеют мизерные полномочия в своей компании.
Этот абзац «о наболевшем» - только лирическое отступление. Вернусь к главному: кто такой пресс-секретарь и что он делает.
Суть работы пресс-секретаря (особенно для коллег и начальства) вытекает и названия: пресса + секретарь. Обычный трудовой день специалиста по работе со СМИ проходит достаточно рутинно. Первым делом – обновление корпоративного сайта. Это хорошо, если в компании есть человек, которые выкладывает информацию на сайт, зачастую PRщик сам собирает, сам редактирует и пишет новости, сам подбирает картинки и всё это добро выкладывает на сервер. Большой и напряжный пласт работы пресс-секретаря – различные презентационные стенды с буклетами, грамотами, кубками, вырезками из газет типа «СМИ о нас» и т.п. В крупных организациях новые материалы появляются часто, а если учесть, что всю эту красоту надо отксерить, вырезать, подписать, вклеить, прикрепить и приладить – об обновлении промо-витрин PRщик обычно думает с неподдельной тоской.
От телефонного звонка журналиста обычно остается двоякое ощущение: к профессиональному празднику планируется сюжет, вас пригласили в качестве гостей – отлично! шеф будет рад, но… сценарий придется писать самой, придумывать вопросы, готовить статистику, искать подходящих героев, а съемки завтра в 7.00. Да, им для программы ещё нужен номер самодеятельности в качестве музыкальной паузы, редактор попросил помочь найти талантливый коллектив – ну как отказать, центральный канал всё-таки. И начинается у пресс-секретаря телефонный марафон, согласования, слезные просьбы, отказы в последний момент, выдуманные персонажи… Но всё это приятные хлопоты, если в итоге действительно выйдет хороший сюжет на популярном телеканале, а благодарные журналисты пообещают дальнейшее сотрудничество. Отсюда вытекает одно из золотых правил пресс-секретаря – никогда не отказывать в помощи журналистам, даже если их просьбы непосредственно не касаются вашей организации и функциональных обязанностей – в следующий раз, когда у СМИшника будет возможность выбора, кого пригласить в качестве эксперта, он обязательно вспомнит о том, с кем удобнее работать, и, будьте уверены, позвонит Вам. Именно так, через нервы и напряженную работу, а не брэндированные подарки, формируется журналистский пул.
Праздники в виде крупных мероприятий типа пресс-конференций, конкурсов журналистских работ, форумов и т.д. случаются нечасто. Самое трудное на них – задачи со многими неизвестными и большие ожидания руководства по части СМИ. Трудно объяснить специалисту-фанатику, что то, что важно и интересно для него, не является таковым для целевой аудитории популярных изданий. Отсюда разочарования и претензии. Отдельная история с фотографированием. На крупное мероприятие, конечно же, профессионального фотографа выбить можно, а вот на корпоративных праздниках, подписании соглашений в офисе, пресс-конференциях скорее всего вам придется бегать с казенной цифровой мыльницей, параллельно решая проблемы и записывая крылатые фразы спикеров.
Одной из самых «приятных» обязанностей пресс-секретаря является регулярное написание приветствий, соболезнований, плановых поздравлений, в том числе и для своей организации от других. И счастлив тот специалист, в чьи обязанности не входит ещё и печать их на открытках и бланках.
Отдушиной во время «текучки» становится подготовка разнообразных презентационных брошюр, буклетов, листовок. Здесь весь копирайтерский талант пресс-секретаря может раскрыться по полной программе, а может и не раскрыться, если тексты утверждаются редколлегией в составе руководителя, юриста, бухгалтера, управделами и экономиста, а на разработке дизайна и верстки приходится экономить, каждый раз подбирая нового фрилансера.
Рабочий день пресс-секретаря обычно заканчивается после ухода босса, который после встреч добирается до офиса к 20.00, дает срочные задания, а результаты просит прислать по электронке сегодня не позднее 22.00 – ему же тоже надо отдыхать!
Многие публикации, прославляющие организацию и её руководство, принадлежат перу пресс-секретаря. Но ваш журналистский талант всегда будет в тени, а креативными находками будут пользоваться лояльные журналисты, за чьими именами выходят публикации. Да и поверьте, иногда легче написать репортаж или интервью самой, нежели потом их переписывать и редактировать.
Все эти профессиональные «минусы» - мелочи по сравнению с тем удовольствием, которое может дать работа в качестве пресс-секретаря, если вы действительно понимаете, что от вас требуется, и соответствуете требованиям профессии. А главное требование, хоть и странно может показаться, это любить людей и искренне интересоваться делом, которым занимается ваша организация, а если приходится пиарить человека, то уважать и восхищаться им. Без этого ничего не получится, какой бы багаж опыта и профессиональных навыков у вас ни был за плечами. К журналистам тоже должно быть лояльное отношение и понимание, что они не враги, от которых надо прятать информацию, а друзья, которые нуждаются в вашей информации. Для пишущей братии надо стать другом и помощником, чтобы СМИщники чувствовали: вы на их стороне. Когда я училась в университете, у нас была преподавательница, работавшая в пресс-службе госструктуры; так её за глаза называли, пардон, «пресс-жопа», так как она не открывала информационный канал к своей организации, а закрывала его всяческим образом, считая именно такие действия функциональной обязанностью настоящего пресс-секретаря. Уходить от нежелательных контактов с корреспондентами, конечно, иногда приходится, но делать это надо не агрессивно, а оставаясь в добрых отношениях с журналистами. Лучше взять огонь на себя, например, сказав, что не успела перехватить неуловимого руководителя, или же шутя свалить всё на шефа, мол, пропадает на встречах и в командировках, в офисе не появляется, по телефону не доступен, сами ждем – не дождемся.
В общем, пресс-служба – это место для тех, кто любит людей. Потому что надо всегда быть солнцем для окружающих, особенно для внешней среды. И искренне любить свою организацию, людей, дело, которым вы вместе занимаетесь.
- Связь с общественностью – СМИ, партнеры, представительства собственной компании, крупные заказчики – все официальное окружение бренда. Освещение событий, подготовка ожиданий со стороны журналистов, проведение встреч.
- Информационная составляющая – подготовка материалов, новостей, презентаций.
- Организационная область действий. Пресс-секретарь сверяется с графиком нанимателя, чтобы выстроить грамотный план его важных встреч/переговоров.
- Представительство бренда.
- Контроль наполнения информационного сайта.
Организация настроения на основном информационном поле и создание положительного общественного мнения – основные функции пресс-секретаря. Есть дополнительные обязанности.
Второстепенные задачи
Так, специалист по связям со СМИ и общественностью, в обязательном порядке должен:
- Следить за работой сотрудников департамента – распределять обязанности, контролировать исполнение.
- Вычитывать материал (интервью, обращения руководителя) перед подачей его в тираж.
- Планировать будущих деловые мероприятия.
- Налаживать сотрудничество с журналистами.
- Готовить релизы.
- Согласовывать элементы бренд-бука, характер представляемой публике печатной информации.
- Давать справки о графике работы руководства.
Возможные дополнительные функции
Пресс-секретарю поручают ведение архива публикуемых материалов, анализ реакций общественности на освещаемые новости компании – количество обязанностей определяет конкретный работодатель. На этого сотрудника могут быть возложены ответственные задачи:
- по планированию ребрендинга;
- мониторингу ситуации на рынке средств массовой информации;
- формированию базы представителей прессы;
- работе с общественными/благотворительными организациями.
Пресс-секретарь может проводить брифинги с сотрудниками отдела рекламы, брендинга, маркетинга. Он может развивать корпоративный сайт компании или контролировать корректность отображаемой на нем информации.
Знания и навыки в каких сферах могут потребоваться?
Широкий спектр обязанностей пресс-секретаря, его большая ответственность за имидж работодателя задает высокие требования к его личности, профессиональной подготовке. Что до знаний, без которых невозможно состояться в профессии, то их круг можно очертить списком на 5 пунктов.
- Основы предпринимательства. Специалист по связям должен четко понимать структуру рынка, на котором функционирует компания.
- Навыки журналиста или копирайтера. Грамотно формулировать мысли, представлять товар работодателя в самом выгодном свете.
- Управленческие компетенции. Это не только представитель, но и организатор, менеджер, PR-эксперт.
- Знание приемов эффективной рекламы в различных сферах деятельности компании.
- Умение четко выстраивать план выступлений.
Из полезных личностных качеств надо выделить стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение вести диалог, налаживать отношения с широкой аудиторией. Хорошая дикция, грамотное письмо, развитая память, привычка выглядеть опрятно/авторитетно только ускорит карьерный рост специалиста.
Требования к образованию как один из критериев отбора кандидатов
Самостоятельного профиля пресс-секретаря в России де-факто нет. Но освоить эту профессию можно и через другие специальности. В нашем вузе это профили факультета управления, специальности корпоративного психолога, спортивного менеджера, маркетолога, менеджера по рекламе (digital и классической).
Пресс-секретарями с обширной сферой полномочий становились наши выпускники факультета бизнеса, экономисты, финансовые менеджеры. В управленческих компетенциях мы лучшие. Это подтверждено на самом высоком уровне (первое место рейтинга управленческих специальностей).
Сегодня любая крупная структура имеет в своем штате пресс-секретаря. При этом авторитет этой профессии в обществе настолько высок, что хороший пресс-секретарь воспринимается зачастую не просто как "лицо команды" или соратник крупного политика. Иногда пресс-секретари и сами по себе входят в рейтинг ведущих политических лидеров и продвигаются наверх вместе со своими начальниками. Тем не менее, не всегда соискатели этой должности, да и сами руководители хорошо представляют себе функции пресс-секретаря, объем знаний, который необходим для выполнения его должностных обязанностей, и множество других моментов, неизменно всплывающих на поверхность в процессе настоящей работы.
Введение………………………………………………..….…3
Глава 1. Понятие пресс-службы………………………....….4 1.1.Структура пресс-службы ………………………….….…4
1.2. Задачи, возлагаемые на пресс-секретаря …………..…7
1.3. Основные функции пресс-секретаря ………………..15
1.4. Должностная инструкция специалиста по связям с общественностью ……………………………………………………………….19
Глава 2. Основные инструменты работы пресс-секретаря………23
2.1. Информационные материалы для СМИ……………………..23
2.2.Пресс=конференция…………………………………………….37
Заключение…………………………………………………………..45
Список используемой литературы …..…………………………..47
Сегодня любая крупная структура имеет в своем штате пресс-секретаря. При этом авторитет этой профессии в обществе настолько высок, что хороший пресс-секретарь воспринимается зачастую не просто как "лицо команды" или соратник крупного политика. Иногда пресс-секретари и сами по себе входят в рейтинг ведущих политических лидеров и продвигаются наверх вместе со своими начальниками. Нередко на практике пресс-секретарь -это не только работник информационного фронта и неизменный носитель сведений "от первого лица". Зачастую он является преданным помощником, который, помимо официальных данных, владеет достаточным количеством внутренней конфиденциальной информации
Что делает пресс-секретарь
1. Пресс-секретарь поддерживает контакты со СМИ.
2. Пресс-секретарь занимается подготовкой, распространением и контролем над публикацией сведений компании, предназначенных для широкого ознакомления, среди которых могут быть: Пресс-релизы, Сообщения, Заявления, Интервью.
3. Пресс-секретарь организует пресс-конференции, интервью.
4. Пресс-секретарь информирует своего руководителя по всему кругу вопросов общения со СМИ.
5.В случае необходимости, пресс-секретарь сам организовывает специализированные исследования по всем проблемам работы со СМИ.
6. Если речь идет о работе пресс-секретаря политического лидера, то он должен представлять кандидата избирателям и СМИ.
Как и с кем работает пресс-секретарь
В классическом варианте пресс-секретарь, наряду с руководителем компании или кандидатом - единственный человек, который может официально контактировать со СМИ от лица организации. Причем остальные члены команды в этом случае, практически, не должны общаться с представителями СМИ. Пресс-секретарь должен владеть как можно более полной информацией о кандидате или о фирме, которую он представляет. К примеру, пресс-секретарь, работающий в производственной фирме, должен хорошо знать технологию производства, ассортимент продукции, выпускаемой компанией и т. д.
Пресс-секретарь должен грамотно цитировать выступления руководителя компании (или политика), правильно расставляя акценты и не допуская двусмысленного восприятия сказанного. У пресс-секретаря всегда должны быть готовы ответы на любые провокационные или "острые" вопросы. Во многих случаях, готовясь к выступлению перед представителями СМИ, он может сам приготовить подобные вопросы, чтобы заранее дать на них ответы (опередив журналистов), и тем самым отсечь появление последующих "ненужных" вопросов. Наряду с этим, он может иметь при себе список всех возможных вопросов и ответов на них, подготовленных с тем расчетом, чтобы случайно не нанести "неверным словом" урон имиджу компании или политика.
В отношениях пресс-секретаря со СМИ есть еще один очень важный момент: он никогда не должен обманывать журналистов, предоставляя им заведомо ложную информацию. Это может оказаться очень опасным для имиджа компании или политика в будущем. Если вопрос, заданный журналистами, ставит пресс-секретаря в затруднение, то нужно попытаться "красиво" уйти от ответа на него или попросить у журналистов время для получения полной информации по данному вопросу и вернуться к разговору позднее.
Но если все перечисленное относится к "внешней" стороне деятельности пресс-секретаря, то одной из главных задач "внутренней" его работы является информирование руководителя компании (политика) по всему кругу вопросов, связанных со СМИ.
Нужно уметь быстро ориентироваться в большом объеме информации, оперативно и качественно перерабатывать ее, расчетливо задавать вопросы, налету схватывать самую сущность ответов, тут же перекладывать услышанное на бумагу, создавать короткие выразительные тексты.
Над брендом первых лиц в лучшем случае работают аналитики, спичрайтеры, имиджмейкеры, стилисты, визажисты, пресс-секретари и даже специалисты по этикету. Действия PR-группы напрямую зависят от стадии развития компании и от умения работать «единым фронтом» для достижения общей цели – выгодно представить деловые качества своего руководителя.
В данном случае, рассмотрим основные качества успешного пресс-секретаря, ведь именно он является "лицом команды" и зачастую совмещает по меньшей мере 5 основных специальностей: журналист, кризис-менеджер,психолог, дипломат, продюсер — и всё в одном лице.
Как показывает практика, предполагаемые качества и вовлеченность в процесс у него намного шире. Рассмотрим наиболее важные качества, которыми должен обладать идеальный пресс-секретарь. Конечно, по нашему субъективному опыту.
1. Профессионализм
Изначально он должен быть знатоком своего дела и четко себе представлять, как нужно делать свою работу. Он должен жить этой профессией 25/7, без выходных, праздников и воскресений. Пресс-секретарь всегда на работе, даже если он не сидит у себя за рабочим столом.
2. Коммуникабельность
Важно быть толерантным и уметь строить отношения с людьми разных полов, доходов, верований, образования и т.д.
Пресс-секретарь – это должность для тех, кто любит людей. Потому что надо всегда быть солнцем для окружающих, особенно для внешней среды. И искренне любить свою организацию, людей, дело, которым вы вместе занимаетесь.
3. Наличие некой «чертовщины»
Это способность нестандартно мыслить, формировать стиль и быть его носителем.
Пресс-секретарь должен творчески осмысливать ситуацию и самостоятельно находить такие эффективные пути, чтобы основная мысль и идея, которые присутствуют в разработанной стратегии, дошли до потребителя надлежащим образом.
4. Образованность
Пресс-секретарь должен знать не только законодательство и ФЗ «О средствах массовой информации». Также он должен понимать все юридические аспекты заключения и ведения контрактов по информационному сопровождению. Помимо этого, пресс-секретарь, как профессионал своего дела, обязан иметь представление о «медийной кухне» и всех ее компонентах: каковы политические и социальные аспекты работы того или иного ТВ-канала и издания, в какие дни верстаются полосы, при каком свете работают камеры, какого качества фотографии нужны для публикации в СМИ, как устроена работа редакции на ТВ, радио и печатных СМИ и пр.
В идеале, пресс-секретарь должен знать в лицо и иметь личные контакты своих коллег: главных редакторов, отраслевых журналистов и блогеров, пресс-секретарей, представителей местной власти и администрации.
5. Адекватность в оценке своих способностей в сочетании со здоровым карьеризмом
Пресс-секретарь должен быть тем, кому доверяют на 100%, потому что знают, что он не подведет и не предаст. И прежде, чем пресс-секретарь сделает шаг, он все продумает на несколько ходов вперед. И на крайний случай у него всегда найдется запасной план.
6. Умение принимать решения и действовать самостоятельно в зоне своей компетенции
Например, внезапная болезнь руководителя может вынудить пресс-секретаря выступать с ежедневными пресс-конференциями и почти в буквальном смысле заменять главу государства/компании/орга низации в СМИ.
7. Стрессоустойчивость
Пресс-секретарь должен быть стрессоустойчивым, готовым к сложным ситуациям. В любую минуту он должен быть готов максимально грамотно и корректно отвечать на вопросы за руководителя и «прикрыть его грудью» в кризисных ситуациях.
8. Наличие широкого кругозора
Хороший специалист всегда должен быть в курсе событий. Он не должен «вариться в собственном соку». Он должен знать не только о том, как развивается компания, но и что происходит вне ее рамок.
9. Оперативность
Профессионал своего дела должен быть готов всегда и в срок предоставить журналисту информацию, которая ему нужна, даже если придется работать сверхурочно.
10. Хорошие манеры
Профессионал своего дела должен быть всегда вежливым, приветливым и позитивным (даже по телефону), несмотря на то, что с утра он встал не с той ноги и стая черных кошек ему перебежала дорогу. И все свои личные проблемы хороший пресс-секретарь должен оставлять «за кадром».