Оптимизация процессов логистики на примере предприятия. Особенности применения современных информационных технологий для оптимизации логистических процессов. По всем направлениям

В прошлой статье мы начали разговор о логистике применительно к практической деятельности, о построении логистической системы компании, звеньях логистической системы и о логистических посредниках как участниках логистического процесса.

Настало время поговорить об оптимизации логистической системы компании и управлении логистическими процессами.

У компании, начавшей выстраивать свою логистическую систему, возникает масса вопросов, касающихся структуры и численности персонала логистических подразделений, специализации и квалификации исполнителей, расположения и потребной емкости складских помещений, необходимости в технических средствах для погрузочно-разгрузочных работ и перемещения грузов и многого другого.

Одним из самых главных вопросов является следующий: какие этапы логистического процесса выполнять силами и средствами компании, а какие отдать на откуп логистическим посредникам?

Понятное желание собственников и руководителей любой компании непосредственно управлять всеми процессами и выполнять всю работу силами своего персонала, как правило, входит в противоречие с наличием необходимых для этого материальных и человеческих ресурсов. Так, например, организация собственного склада требует затрат на аренду или приобретение складских площадей, наличия в штате материально-ответственных лиц, отвечающих за работу склада, технического оснащения и прочее. Потребность в перемещении грузов вызывает необходимость в покупке или аренде транспортных средств, эксплуатация которых также сказывается на расходах. Внешнеэкономическая деятельность (ВЭД), включающая закупку, транспортировку товаров, их таможенную очистку подразумевает наличие в штате высококвалифицированных и, как следствие, высокооплачиваемых специалистов по ВЭД.

На помощь в такой ситуации приходят разнообразные способы оптимизации логистической системы, начиная с построения оптимальной для каждой компании структуры и заканчивая созданием системы управления логистическими процессами.

Не вдаваясь в сложные определения, которые сформулированы в теории оптимальных процессов, можно сказать, что применительно к нашему случаю оптимизация — это модификация системы с целью повышения ее эффективности. Эффективность же — это свойство системы выполнять свои задачи, достигать определенных целей в заданных условиях с определенным качеством. Эти показатели качества и называются критериями эффективности логистической системы.

Каковы же цели логистической системы?

Кроме самой простой цели компании — получение прибыли от деятельности — могут быть и другие цели, определяемые владельцами и руководством компании в соответствии со своей системой ценностей, положением компании на рынке и многими другими факторами. Нередко такие цели и задачи формулируются в миссии, философии компании, в основных принципах ее деятельности. При этом цели должны быть четко сформулированными, конкретными и измеримыми.

Миссия отражает главное предназначение компании, смысл ее существования, принципиальные отличия от других, имидж, философию, ценности, морально-психологический климат, социальную ответственность перед обществом и своими сотрудниками. То есть миссия — это взгляды владельцев и высшего руководства на долгосрочное развитие компании.

Соответствующей конкретикой и измеримостью должны обладать и цели логистической системы как части компании. Это важно как для контроля работы системы, так и как в качестве психологического фактора — показателя успешной или неудачной работы коллектива.

Цели должны быть чем-то большим, чем, например, минимизация издержек. Снижение издержек, как правило, не является для компании первостепенной стратегической целью. Компании заинтересованы в долгосрочном увеличении прибыли, росте и высокой рентабельности инвестиций в логистику, хотя основными ключевыми целевыми показателями, на которые необходимо ориентироваться, все же остаются:

• Безусловное выполнение задач, возложенных на логистическую систему.
• Снижение общих логистических затрат.
• Минимизация инвестиций в логистическую систему.
• Улучшение качества и повышение надежности логистического сервиса.

Таким образом, если логистическая система успешно реализует свою целевую функцию (в торговой компании это может быть перемещение товаров от производителя к потребителю с промежуточной консолидацией на своем операционном складе) за отведенное на это время, с минимальными затратами и издержками, то можно сказать, что логистическая система компании функционирует успешно.

Успешное функционирование логистической системы в нашем стремительно меняющемся современном мире во многом определяет планирование.

Рассел Линкольн Акофф, известный американский ученый в области исследования операций и теории систем, методы которых активно используются в теории организации и управления, назвал планирование процессом проектирования будущего и желаемых путей его достижения и в общем одним из самых сложных видов умственной деятельности, доступных человеку.

До середины ХХ столетия компании строили работу на основе текущих планов, поскольку внешние условия менялись медленно и были предсказуемы. Таким образом, планирование в то время и являло собой управление компанией.

В 1950 е гг. наряду с текущим из-за более динамичного бизнеса появилось среднесрочное и долгосрочное планирование. В практику бизнеса вошли перспективные целевые программы, бюджеты распределения ресурсов, планы по прибыли.

В 1960-1970 е гг. в силу еще большего ускорения бизнеса долгосрочное планирование превратилось в стратегическое, которое основывалось на прогнозировании развития внешних условий, потенциальных угроз и рисков, с помощью сложных математических моделей и экспертов.

С начала 1970 х гг. изменения внешних условий для бизнеса происходили уже столь стремительно и непредсказуемо, что перспективные стратегические планы перестали соответствовать потребностям хозяйственной практики. Наряду с ними появилось управление на основе гибких экстренных решений, позволяющее оперативно учитывать эти изменения и обеспечивать необходимые корректировки управления. Впервые такой подход был применен компаниями IBM , Coca-Cola и General Electric.

Стратегическое планирование дополнилось следующим управляющим алгоритмом:

• постановка целей и задач, выработка стратегий и стандартов деятельности компании на предстоящий период;
• распределение и перераспределение ресурсов в соответствии со складывающейся внешней и внутренней ситуацией;
• разработка алгоритма (последовательности действий) по изменению стратегии деятельности компании;
• создание координационных и корректирующих механизмов.

Практика стратегического планирования широко используется и при построении логистических систем.

Существует множество типовых логистических стратегий, успешно применяемых многими компаниями в мире, однако практика бизнеса свидетельствует о том, что логистическая стратегия каждой компании в определенной степени уникальна. В качестве примера можно привести несколько стратегий, в точности соответствующих целям компании, описанным выше.

Стратегия сокращения затрат направлена на снижение операционных затрат, связанных в основном с движением материальных ресурсов, незавершенной продукции, готовой продукции (транспортировкой) и запасами продукции. Лучшая стратегия формулируется в результате альтернативного выбора среди возможных вариантов системы «складирование — транспортировка» путем лучшего размещения складов, оптимизации уровней запасов, выбора оптимальных способов транспортировки и маршрутов. Уровень сервиса обычно ограничивается, пока не найдены оптимальные общие затраты, причем максимизация прибыли является приоритетной задачей.

Стратегия минимизации инвестиций связана с поиском наилучших путей организации логистической системы, позволяющих получить максимальную отдачу (возврат) на вложенный капитал. Практическими направлениями реализации данной стратегии являются, например, прямая доставка готовой продукции потребителям (минуя складирование), использование складов общего пользования, широкое применение концепции Just In Time в производстве и дистрибуции, использование логистических партнеров в логистической системе.

Стратегии улучшения потребительского сервиса основаны на допущении, что повышение качества продукции и сервиса приводит к росту прибыли фирмы от расширения рынка и увеличения роста продаж. Кроме того, подобные стратегии упрочивают положение фирмы на рынке и улучшают имидж фирмы, что в конечном счете также положительно влияет на рост валовой прибыли. Однако в этих стратегиях важное место принадлежит вопросу оптимизации качества сервиса, так как предоставление потребителям сверхвысокого уровня сервиса, который они не требуют, приводит только к дополнительным затратам.

Естественно, что выбор стратегии определяет для компании дальнейшее формирование структуры логистической системы, выстраивание логистических цепочек, определение количественного и качественного состава ее звеньев. В том числе это касается логистических посредников, определения дислокации инфраструктурных мощностей (собственных и арендуемых складов, таможенных терминалов), утверждения организационной структуры отдела логистики, закрепления полномочий и ответственности должностных лиц, их подчиненности менеджменту компании, создания функциональных связей логистических подразделений с остальными подразделениями компании, определения параметров качества логистического сервиса.

Особую роль здесь играет разработка системы управления запасами и информационной системы, обеспечивающей логистический процесс. При этом на начальном этапе эти системы могут представлять собой лишь набор показателей и правил принятия тех или иных решений, что в дальнейшем может стать основой для разработки автоматизированных компьютерных систем.

Отдельно хотелось бы остановиться на управлении логистическими процессами и минимизации рисков в логистике.

Если логистические процессы внутри компании могут управляться, исходя из выбранных и описанных выше критериев и стратегий, то наличие логистических посредников, которые осуществляют свою деятельность по собственным критериям и исходя из собственных стратегий, вносит существенные риски, оказывающие влияние на результаты логистического процесса.

Как правило, компании прибегают к услугам логистических посредников, специализирующихся на транспортно-экспедиционных услугах и услугах по таможенной очистке грузов. Гораздо реже, либо наряду с наличием собственных и арендуемых складов, компании прибегают к услугам посредников, оказывающих складские услуги.

Рынок логистических посредников сложен и неоднозначен. Как на любом рынке, на нем присутствуют так называемые монстры — крупные компании с меж-дународной репутацией, такие например, как MAJOR , DANZAS , SCHENKER , TNT , DHL , UPS и многие другие. Наряду с ними существуют и небольшие компании, оказывающие подобные услуги, не имеющие ни собственных транспортных средств, ни складских помещений, ни входящих в штат специалистов по таможенному оформлению. Нередко квалификация сотрудников таких компаний позволяет им оказывать услуги, сравнимые по качеству с услугами именитых компаний, а стоимость их услуг, как правило, ниже, что легко объясняется низкими собственными затратами на содержание компании.

Внимательное изучение Федерального закона от 30.06.2003 № 87 ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» позволяет легко понять, что, осуществляя оказание услуг по экспедированию груза, экспедитор никакой ответственности ни за порчу или утерю груза, ни за нарушение сроков перевозки, ни за прочие вопросы, связанные с качеством оказания услуги, фактически не несет.

Эта практика и обусловила появление большого количества непрофессиональных компаний, пытающихся прорваться на логистический рынок за счет ценового демпинга. Здесь и кроются те риски, на которых следует остановиться подробнее.

1) Временные риски:

• несвоевременная подача контейнеров/транспортных средств под загрузку;
• выбор дешевого, но медленного маршрута на всех этапах перевозки;
• несвоевременное согласование документов с отправителем;
• задержки при таможенной очистке из-за некачественного/неполного пакета документов или неверной кодификации в соответствии с ТН ВЭД.

2) Материальные риски:

• ошибки при страховании груза (несвоевременно, неправильно оформленные документы, выбор дешевой страховой компании) и, как следствие, проблемы возмещения при страховом случае;
• простои транспорта, хранение груза на СВХ, оплата которых также увеличивает затраты компании;
• снижение торгового оборота компании вследствие временных задержек;
• усложнение и удорожание работы склада из-за резервирования площади под ожидаемый груз и уменьшения операционной емкости;
• нередки случаи корректировки таможенной стоимости (КТС) товаров вследствие неквалифицированных действий таможенных брокеров, некачественно подготовленного или неполного пакета документов для таможенной очистки, ошибок при кодификации и декларировании товаров.

3) Правовые риски:

• ошибки контрагентов при оформлении первичных бухгалтерских документов и, как следствие, проблемы при проверках и аудите;
• недостоверное декларирование при таможенной очистке товаров вследствие неквалифицированных действий таможенных брокеров или желания снизить для импортера размер таможенных пошлин и таможенного НДС, подлежащих уплате.

В следующей статье подробно поговорим о мерах по сокращению рисков.

Андрей Ломтев, заместитель генерального директора УКЦ

Осуществление логистических процессов и операций нуждается в централизованном управлении, а управление нуждается в периодической оптимизации при изменившихся условиях деятельности предприятия или внешней среды.

Для оптимизации управления логистикой следует предусматривать интеграцию:

• - планирования логистических операций с планированием деятельности всего предприятия;
• - операций по логистике с другими операциями, осуществляемыми предприятием;
• - информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия;
• - информационных технологий с компаниями-партнерами.

Контроль эффективности логистических операций

Задачами оптимизации управления логистикой являются контроль, анализ и снижение издержек товародвижения, включая:

• - стоимость перевозки различными видами транспорта;
• - стоимость погрузки у отправителей, выгрузки у получателей и возможных перевалок в пути следования;
• - затраты на хранение, непосредственно относящиеся к перевозке в связи с перевалкой, комплектацией или подработкой груза в пути следования;
• - расходы, связанные с нахождением груза и товара в пути, его непродуктивным хранением в процессе доставки (проценты на капитал, порча, потеря, хищение груза);
• - издержки формирования и содержания запасов у торгово-посреднических компаний;
• - “издержки дефицита”, связанные с недостатком в отдельные моменты в каких-то звеньях сбытовой сети тех или иных товаров, с неумением управлять запасами, с кризисными явлениями в экономике;
• - расходы на упаковку, маркировку, оформление документации;
• - расходы по страхованию грузов, транспортно-экспедиторским операциям, ледокольной проводке, грузовые сборы;
• - затраты труда на количество грузов, полученных в смену и т. п.;
• - административные расходы и некоторые другие виды издержек.

Контроль качества организации разгрузки и приемки

• - оценка точности и аккуратности в выполнении операций;
• - оценка характера и типичности ошибок в работе.

Контроль процесса управления логистическими операциями

• - оценка четкости и продуктивности организации ежедневной работы;
• - оценка способностей персонала по выявлению проблем и их решению.

Ускорение движения товарных потоков на складе определяется ускорением обработки товаров и документов на всех технологических этапах. Например, пути перемещения товаров стараются “выпрямить” в горизонтальном и в вертикальном направлении - это сокращает сроки перемещения.

Диспетчеры обеспечивают оперативное регулирование всех операций - разгрузочных работ, оформления приемных документов. Технологические карты - подробное описание последовательности и методов выполнения операций и перечень документов, составляемых по ходу работы на основании соответствующих инструкций и нормативных документов. Они предназначены для эффективного использования средств труда и рабочей силы, исключения ошибок при выполнении операций. Их разрабатывают на отдельные этапы складской обработки (приемка, размещение, хранение, отбор товаров и т. д.) применительно к функциям отдельных специалистов или групп (бригад) специалистов - водителей подъемно-транспортных машин, отборщиков, упаковщиков и др. Технологические процессы необходимо четко организовать - планируют сроки и объемы поступления и отпуска товаров, использование рабочего времени, складских площадей и средств. Графики работы погрузочно-разгрузочных механизмов, графики прибытия товаров, графики работы экспедиции и т. д. помогают планировать загрузку людей и выполнение операций в течение определенных периодов. Сетевое планирование при помощи сетевых моделей и графиков, представляющих собой графическое последовательное изображение операций с расчетными параметрами и сроками исполнения помогает увязать темпы исполнения многих операций для получения в желаемый срок необходимого результата - например, отбора и упаковки крупной партии товаров для загрузки целого состава или морского судна.

Сроки движения товаров и документооборота пропорциональны количеству номенклатурных позиций запаса и количеству учетных операций между различными структурными единицами, которые необходимы для прослеживания за движением товаров и оформлением необходимой документации.

В качестве средств оптимизации технологических процессов на складах используют логистический аудит, моделирование процессов, реинжиниринг бизнес-процессов, обучение персонала, бережливые технологии, стандартизацию процессов, применяют диспетчеризацию, технологические карты, сетевые графики, оперативное планирование, а также технические средства: компьютерные системы, системы радиосвязи, внутрискладское телевидение и другие средства оргтехники.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Основные особенности организации логистических процессов на предприятии. Логистические модели в реинжиниринге. Организационно-экономические аспекты реинжиниринга логистических закупок, складирования, сбыта. Организация логистического процесса на складе.

курсовая работа , добавлен 19.05.2011


Освоение логистики как научного способа организации бизнес-процессов. Классификация логистических затрат, анализ их структуры. Учет логистических издержек по видам деятельности, система проведения их оценки. Основные методы учета логистических затрат.

реферат , добавлен 23.06.2015


Материальный поток, его параметры и основные виды. Логистическая система, её определение. Методология моделирования бизнес-процессов. Анализ логистических бизнес-процессов ООО "Уральский щебень". Реинжиниринг службы материально-технического снабжения.

курсовая работа , добавлен 31.05.2014


Предпосылки и история развития логистики, ее сущность, цели, функции и принципы. Факторы актуальности логистических процессов, их внедрение в управление товародвижением. Схема движения, содержание, виды и роль материальных и информационных потоков.

реферат , добавлен 09.12.2011


Развитие логистики в России: современная ситуация, прогноз на будущее, ключевые задачи и приоритеты компаний. Способы оптимизации логистических процессов. Предпосылки развития логистики, ее применение в современной экономике, этапы совершенствования.

контрольная работа , добавлен 24.06.2013


Предметная область логистики и обзор существующих модулей информационных систем. Классификация бизнес-процессов. Разработка структурного метода автоматизации логистических бизнес-процессов предприятия. Реализация решения, его информационная безопасность.

дипломная работа , добавлен 05.12.2011


Выбор производителем оптимальных каналов сбыта. Тактические задачи и анализ системы распределения продукции. Этапы проектирования логистических систем, методы исследования операций. Содержание процессов упорядоченного поиска, системотехники, ранжирования.

контрольная работа , добавлен 13.06.2011

ОПТИМИЗАЦИЯ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В РАМКАХ ОБЩЕГО РЕФОРМИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ

Оптимизация деятельности любой организации подразумевает реформирование и преобразование каждого бизнес-процесса без исключения, а уж логистика стоит в этом списке одной из первых. На примере конкретной торгово-производственной компании авторы показывают, как продуманная политика ее руководства способствует устойчивости организации к разного рода рыночным «потрясениям».

Даже самый поверхностный анализ деятельности компаний в условиях экономической нестабильности позволяет сделать вывод о не готовности многих организаций к реалиям кризиса, в связи с этим во многом интересен опыт компании, которая стала «готовить сани летом». На примере ЗАО «ХХ-Логистик» мы рассмотрим, как принимаемые руководителем решения кардинально влияют на работу компании.

Компания была организована в 1993 г., ее первоначальную деятельность можно охарактеризовать как оптовую торгово-закупочную: приобретение стройматериалов у российских и польских производителей (затем появились турецкие и китайские) и продажа их со склада в Москве. К 1998 г. компания имела устойчивый рынок сбыта в столичном регионе, открыла филиалы в других крупных городах России. Кризис, разразившийся в том же году, серьезно пошатнул ее положение на рынке, чтобы выжить, фирма начала продавать строительные материалы в розницу, товар доставляли покупателям на автомашинах сотрудников. Пришлось закрыть региональные филиалы, а имеющиеся там складские площади временно законсервировать или сдать в аренду. Однако данные шаги не принесли желаемого результата - компания, ранее входившая в список лидеров рынка стройматериалов, потеряла свои ведущие позиции. Понадобилось пять лет для того чтобы осознать, в насколько удручающем состоянии находятся дела фирмы. Товар продавался плохо, ценовая политика конкурентов была более привлекательной для потребителя, способ доставки товара на личном транспорте персонала морально (да и технологически) устарел. Еще год-другой - и компания могла объявлять себя банкротом, поэтому руководство приняло решение о продаже региональных активов (складских и офисных помещений, сдаваемых в аренду), переезде в область и активизации сотрудничества с фирмами, работающими в сегменте DIY (они в то время активно выходили на российский рынок). В конце 2004 г. компания переехала в ближайшее Подмосковье и взяла в лизинг 15 новых автомашин. Поскольку приобретенные складские площади нужно было чем-то заполнять (свои товары занимали только 35% всех площадей), стало развиваться такое направление, как ответственное хранение чужого товара. В 2006 г. компания становится производственно–логистической - организации, арендовавшие соседние площади, съехали, руководство решило приобрести их и разместить там склады и собственное производство (столярный цех). Одновременно с этим возник вопрос о рентабельности производства: лизинговые платежи за автотранспорт необходимо было выплачивать еще год, а платежи по кредиту на приобретение производственного помещения съедали всю прибыль. Активное развитие рынка DIY требовало нового подхода к управлению компанией, а необходимых знаний было недостаточно, поэтому начали перестраиваться, «как могли» …

ПЕРВЫЕ ОПЫТЫ ОПТИМИЗАЦИИ ЛОГИСТИЧЕСКОГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

В силу специфики бизнеса, территориального расположения, отсутствия развитой инфраструктуры

существовавшие на тот момент взаимоотношения с покупателями можно охарактеризовать как «личные продажи», да и схема работы с магазинами формата DIY приводила к тому, что наличие складского хозяйства лишь препятствовало выполнению бизнес-планов. Работники складов говорили о необходимости перехода на поэлементный учет и недельное планирование и расстановке приоритетов в работе с клиентами. Бухгалтерия в ответ заявляла, что для ведения учета «с отставанием в один день» не хватает сотрудников; руководство компании было вынуждено постоянно расширять штат. Возник закономерный вопрос: почему в коммерческом отделе всего 6 менеджеров по продажам, в отделе выписки документов на отгрузку - 18 человек, а в бухгалтерии - 42. Заместителю генерального директора было предложено разработать альтернативу сложившейся системе работы. На рис. 1 представлена схема логистического процесса, существовавшего на тот момент.

Рис. 1 . Первоначальная схема логистического бизнес-процесса

Проблемы, так или иначе связанные с персоналом, были объединены в четыре группы.

1. Неформализованность бизнес-процессов. На «понятийном уровне» каждый знал свой функционал и зону ответственности, но непосредственные руководители большинства подразделений только догадывались о действиях, которые совершали подчиненные для достижения целей и задач бизнеса, что приводило к зависимости от большего числа «ключевых работников».

2. Высокая текучесть персонала на складе (грузчики и кладовщики) и в бухгалтерии способствовала возникновению конфликта «зон ответственности». С периодичностью раз в неделю генеральный директор собирал совещание-разбирательство, где поднимались вопросы из серии «кто, кому, когда и что должен был передать» и «почему это не сделано».

3. Отсутствие нормативов численности сотрудников подразделений, необходимость проведения анализа загруженности персонала. Простой анализ численного состава среднестатистической компании (в 2005 г. он был равен 521 сотруднику) позволяет задать вопрос: почему количество грузчиков на одном из складов в течение 2005 г. колебалось от 68 до 15 при установленной штатным расписанием норме в 45 человек?

4. Отсутствие четко разграниченной ответственности за решение тех или иных вопросов. Несмотря на наличие трехступенчатой системы управления, большинство «оперативно-тактических» вопросов (например, кто и когда отремонтирует ворота, поврежденные накануне фурой) решал генеральный директор.

После представления генеральному директору «списка» проблем, его заместитель незамедлительно приступил к их решению.

В целях

формализации бизнес-процессов компания наняла специалиста, задача которого заключалась в следующем:

1) провести хронометраж складских операций и стандартных действий сотрудников, занятых в логистической цепочке;

2) формализовать рабочий процесс по каждой должности с учетом паритета функциональных операций, осуществляемых в рамках деятельности компании, и рассчитать оптимальное количество сотрудников, занятых на каждом из этапов логистики.

В целях снижения текучести кадров совместно с менеджером по персоналу была проведена оценка компетенций работников. Результаты данной оценки были учтены

· при формировании профиля кандидата,

· разработке KPI для каждого участника логистического бизнес-процесса,

· изменении системы оплаты труда сотрудников.

В целях повышения эффективности системы управления компанией и оперативного предоставления руководству актуальной информации было принято решение о внедрении программы «1Сv8: УПП (Управление запасами)».

Результаты проведенной работы были представлены генеральному директору в марте 2007 г.:

■ на основании детального изучения рабочего процесса и проведенного на складе хронометража операций менеджер по бизнес-процессам совместно с руководителями линейных подразделений (кроме бухгалтерии) описали функционал каждой должности, зону ответственности занимающего ее специалиста и порядок его взаимодействия с коллегами;

■ анализ загруженности персонала позволил рассчитать оптимальное количество работников на каждом из участков и в подразделениях, был проработан вопрос определения функционала сотрудников;

■ попытка оптимизировать численность персонала не увенчалась успехом;

■ сформированный профиль кандидата оказался неактуален, т.к. из-за отсутствия достаточного количества кандидатов на вакансии приходилось принимать всех более или менее подходящих;

■ суть и предназаначение KPI рядовым сотрудникам была непонятна, они воспринимали выплаты за достижение показателей как месячную премию, при этом очень часто оставались недовольны ее размером;

■ была установлена программа «1Сv8: УПП», обновлены сервера, часть персональных компьютеров заменена на терминальный вариант, проложен оптико-волоконный кабель для быстрой системной коммуникации; при этом программой фактически никто не пользовался: информацию в базу заносили не более 3–5% сотрудников.

Подводя итоги, генеральный директор отметил, что проделана огромная подготовительная работа, однако это не привело к устойчивому росту продаж логистических услуг и улучшению структуры управления компанией. Было решено, что в дальнейшем работу по внедрению изменений возглавит сам генеральный директор. В качестве основных стратегических целей организации руководство перечислило следующие:

■ увеличение числа потребителей логистических услуг компании;

■ адаптация организационной структуры к поставленным задачам;

■ повышение рентабельности бизнеса;

■ использование возможностей внешнего роста (рынка DIY).

ПОДГОТОВКА ВНЕДРЕНИЯ НОВОГО ПОДХОДА

Через две недели после подведения итогов генеральный директор сформировал рабочую группу, в состав которой вошли его заместитель и приглашенные консультанты.

Перечислим задачи, поставленные руководством перед членами рабочей группы:

■ снижение влияния личных установок менеджеров по продажам на доходность логистических операций;

■ снижение затрат на оплату труда персонала, занятого в логистических операциях, до уровня, не превышающего 16% от выручки, которую приносят данные операции;

■ изменение корпоративной культуры, в результате чего

должен сформироваться костяк работников, осознающих, что их деятельность напрямую влияет на прибыль компании; каждый должен понимать, за что он отвечает, быть готов нести такую ответственность и не перекладывать ее

на коллег и начальство;

■ создание условий, при которых генеральный директор и другие ответственные лица смогут контролировать горизонт планирования и продвижение работника к поставленным целям;

■ все работники, занятые в логистическом бизнес-процессе и имеющие автоматизированное рабочее место, должны пользоваться программой «1Сv8: УПП».

Выполнение перечисленных задач должно было обеспечить рост объемов продаж не на уровне 18% (прогнозируемый стабильный рост продаж), а как минимум на уровне 20% к весне 2008 г.

Для того чтобы воспользоваться преимуществами растущего рынка стройматериалов и складской логистики, следовало пересмотреть всю логистическую цепочку от момента появления клиента до завершения работ. В тот период на рынке труда наблюдался рост заработных плат и значительный крен в сторону «рынка кандидата», сотрудники компании, ожидавшие повышения заработных плат с 1 июля 2007 г., могли дестабилизировать ситуацию, уволившись в связи с «неоправдавшимися надеждами».

Расчеты показали, что если идти традиционным путем и выстраивать работу по принципу «как есть - как должно быть - как будет», то стратегические цели не будут достигнуты, поэтому члены рабочей группы решили отталкиваться от конечных задач. Ими была разработана модель, в которой соблюдаются все условия, заданные генеральным директором. Такая «идеальная» модель позволила определить, чего не хватает компании для работы в предписанных рамках. Оказалось, что в первую очередь необходимо произвести перераспределение функционала (рис 2). Только в случае подобного перераспределения можно было решить задачи по снижению затрат на оплату труда, обеспечению возможности контролировать работу сотрудников, внедрению программы «1Сv8: УПП».

Рис. 2 Проект оптимизации логистического бизнес-процесса

Поскольку данный вариант изменений предполагал не только внедрение CRM- и SRM-блоков «1Сv8: УПП», но и активизацию работы по внедрению этой программы в других подразделениях, то участники рабочей группы связали изменение функционала с автоматизацией логистических операций. Данные процессы рассматривались как параллельные. Их успешная реализация была невозможна без активного обучения, что, в свою очередь, обусловило реформирование системы обучения в компании, а это способствовало изменению корпоративной культуры.

РЕАЛИЗАЦИЯ НОВОЙ МОДЕЛИ ЛОГИСТИКИ КОМПАНИИ

Если на этапе проектирования с новым функционалом и распределением зон ответственности все было ясно, то для осознания работниками факта, что «с понедельника работаем по-новому», потребовались не только совещания и ознакомление каждого сотрудника с новой должностной инструкцией, но и активная работа по изменению коммуникаций в компании, переход на автоматизированные рельсы. Поскольку на приобретение «1Сv8: УПП» были потрачены немалые средства, а бизнес-процессы все равно нужно было перестраивать, то за основу внедрения нового подхода взяли «идеологию 1С8». Именно поэтому были изменены или просто «ликвидированы» некоторые бизнес-процессы.

Таблица. Изменение подхода к ведению бизнеса и зон ответственности работников

Было	Зона ответственности	Стало	Зона ответственности
Прогнозирование спроса	Менеджер по продажам	Регулирование спроса на складские площади	Менеджер по продажам
Обслуживание заказчиков	Кладовщик, Экономист ОВД, Бухгалтер	Взаимоотношения с заказчиками	Менеджер по продажам
Управление запасами на складе	Начальник склада	Обслуживание заказчиков	Кладовщик
Логистические коммуникации.	Конкретное ответственное лицо отсутствовало	Выполнение заказов (прием / отгрузка)	Кладовщик
Ведение документации по приему / отправке грузов (счет-фактура, товарно-транспортные накладные, акт выполненных работ и т.д.)	Кладовщик, бухгалтер	Производственный поток на складе	Начальник склада
Обработка заказа	Экономист ОВД	Закупки	Специалист (ранее - экономист) по закупкам
Упаковывание	Комплектовщик	Грузообработка, расформировка и комплектация	Грузчик-комплектовщик
Формировка груза	Комплектовщик	Складирование, Хранение, штрихкодирование	Грузчик-комплектовщик
Выбор складских помещений для хранения груза	Менеджер по продажам		Диспетчер
Закупки	Специалист по закупкам	Транспортировка (собственная)	Диспетчер, водитель
Логистика возвратной тары (палет)	Менеджер по продажам
Транспортировка (собственная)	Диспетчер, водитель
Складирование и хранение	Грузчик

В целях оптимизации бизнес-процессов и в соответствии с принципами CRM было решено заполнять «Карточки событий» (рис. 3) сразу после проведения переговоров, но

Реформировать привычную схему работы было непросто - например, менеджеры по продажам не были готовы работать в CRM, а заполнение «Карточки событий» сопровождалось проявлением негативных эмоций.

Рис. 3. Карточка событий

Рабочий день генерального директора начинался с чтения «Карточек событий» (заполненных менеджерами по продажам накануне), а возникающие вопросы он напрямую адресовал ответственным лицам. Если раньше смежные подразделения ждали, когда менеджер по продажам зайдет (или позвонит) и попросит предоставить необходимые данные, то в результате активности генерального директора срок решения подобных вопросов сократился до минимума. У работников смежных подразделений даже выработался своеобразный «рефлекс предупреждения вопроса начальника» - большая часть смежников не только стали читать «Карточки событий», но и заранее готовить решение / ответ с запрашиваемыми данными.

В целом менеджерам по продажам и большинству сотрудников, задействованных в логистике, удалось «привить» культуру работы в CRM. Так, кладовщики привыкли приблизительно раз в два часа заходить в систему и формировать отчеты по процессу «Выполнение заказов (прием / отгрузка)» и планировать деятельность своих подчиненных с учетом поставленных задач. Раньше менеджеров по продажам, специалистов по закупкам и диспетчеров не очень интересовала ситуация на складе, т.к. это зона ответственности другого подразделения, и они направляли автотранспорт на склад в любое удобное им время. С внедрением программы «1Сv8: УПП» отправка автотранспорта на склад стала регулироваться листом ожиданий; конечно, возможны ситуации, когда автомашина приходит под загрузку / разгрузку в неурочное время, в этом случае ее направляют не в док, а к запасному пандусу.

Еще один плюс заключался в том, что новая система предусматривала возможность фиксирования самими грузчиками-комплектовщиками сведений, касающихся лица, выполняющего конкретную операцию, а также места и нормативного времени ее выполнения, в результате снизились претензии по пересортице и нарушению целостности упаковки. Да и сам функционал поменялся: раньше на складе были комплектовщики, которые занимались формированием груза и его упаковкой, а потом сдавали свою работу грузчикам, и за качество грузов никто не отвечал. С введением «системы учета» и объединением функционала каждый груз стал адресным. Система позволила любому грузчику-комплектовщику узнать,

· какой груз он комплектовал и когда,

· какую сумму он при этом заработал,

· какой коэффициент качества начислен по отправленному грузу.

В комнате отдыха грузчиков-комплектовщиков проводились неформальные «мастер-классы», на которых работники склада обменивались опытом нахождения удачных решений, в результате стал повышаться общий профессионализм коллектива и, что самое важное, уменьшилось время погрузо-разгрузочных работ.

Функционал изменился не только у грузчиков-комплектовщиков. Так, кладовщики стали заниматься первичным учетом, отпала необходимость в таком количестве бухгалтеров, а те, что остались, стали не учетчиками, а бухгалтерами-контролерами. Таким образом, управленческий учет, осуществляемый кладовщиками, стал основой для бухгалтерского учета, при этом ответственность за ввод первичной документации возлагалась на кладовщиков. У руководящих работников появилась возможность оперативного доступа к количественным и качественным показателям.

К июню 2008 г. компания подошла со следующими результатами:

■ внедрение в рамках программ «1С v 8: УПП» блоков CRM, SRM; частично реформирована работа бухгалтерии, финансового блока и кадровой службы (автоматизировано 38 рабочих мест);

■ снижение расходов на оплату труда сотрудников-логистов (с 31% до 18% от выручки); численности персонала (с 329 человек до 222 человек);

■ возможность контролировать затраты не только по подразделениям (некоторые затраты там учитывались как совокупные), но и по бизнес-процессу (с возможностью детализации по клиентам категории А и В);

В соответствии с правилами маркетинга категорий три А, В и С. Но затраты по третьей категории клиентов в этой компании не рентабельно было учитывать детализовано и поэтому по категории С компания считает затраты совокупно, в отличие от покупателей категорий А и В.

■ возможность моделировать и анализировать планы специалистов по закупкам;

■ возможность контролировать расчет товарной составляющей для единицы груза (что позволяет оценить размеры затрат на ее перемещение) для грузопотока в магазины DIY;

■ управлением кредитной историей и ценообразованием в сделках ответственного хранения и продаж. Так как с большинством клиентов (которым предоставлен кредит) компания работает давно то у нее уже накопилась данные по истории платежей (по кредиту) и если проанализировать их то видно, что когда клиент находится в зоне «высокие продажи» то оборачиваемость товара высокая и платят по кредиту своевременно, а когда продажи в зоне «низкая реализация» то случаются задержки по кредитным платежам. Поэтому компания « Логистик» учла эту особенность поведения клиентов и рассчитала кривую для каждого клиента на кредите с учетом всего: и досрочного погашения кредита, и задержки платежей по нему. Поэтому менеджер по продажам не просто звонит клиенту с вопросом, когда вы погасите задолженность, а составляет график платежей исходя из графика данных и взаимо выгодности для сторон от сложившейся ситуации.

РЕЗУЛЬТАТЫ ГОДОВОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ НОВОЙ МОДЕЛИ

Прошел год с момента, когда руководство компании объявило, что первый этап внедрения запланированных инноваций закончен. Компания, как и вся страна, претерпела за это время ряд изменений, обусловленных кризисный ситуацией, что позволило (в отличие от ситуации 1998 года) говорить о достижении запланированных показателей по прибыли. Подводя итоги в июле 2009 г., генеральный директор компании отметил, что работа по реформированию менеджмента позволила увеличить долю присутствия на рынке. Достижению такого результата способствовали следующие факторы.

■ В подготовительный период компания разделила свои активы на три составные части:

1) «кормилец» - логистический бизнес-процесс;

2) «будущий кормилец» - проект «Производство»;

3) «инновационный проект» - разработка и производство новых товаров.

С наступлением кризиса компании было легко законсервировать третий проект, оставить на самоокупаемости второй и все свои усилия направить на развитие первого.

■ Автоматизация «главного направления» позволила руководству, имеющему возможность ознакомиться с оперативными данными управленческого учета, принимать более обоснованные решения. В ситуации, когда стоимость тарной единицы- палет и дополнительная ставка к приему грузов во внерабочее время претерпели изменение у большинства конкурентов, перешедших в режим «ожидания», услуга «Ответственное хранение» стала очень привлекательной в новых условиях. Снизились накладные расходы, быстрее стали производит разгрузку и отгрузку (а так же выписку документов) т.к. внедрили автоматизированную систему управления: во взаимоотношениях с клиентами, оформления документов и контроля за хранением/комплектацией товаров для отгрузки в свою очередь способствовало заключению новых договоров с новыми клиентами.

■ Снижение затрат на оплату труда и перевод большинства работников на новую систему оплаты (по большей части сдельную) в докризисный период позволили руководству компании не проводить сокращение персонала.

■ Стихийно возникшая и поддержанная руководством система «обмена знаниями» позволила новичкам, которых набирали дополнительно в феврале-марте 2009 г., без проблем влиться в коллектив.

■ Возможность анализировать и оперативно изменять планы по закупкам позволила к моменту наступления кризиса не иметь на складе «мертвые» активы.

■ Управлением кредитной историей в ситуации задержки с оплатой поставок «очень рационально» рассчитывать цену сделки и исходя из ситуации, принимать взаимовыгодные для всех сторон решения.

Нетокра́тия (англ. netocracy) - новая форма управления обществом, когда основной ценностью являются не материальные предметы (деньги, недвижимость и т.д.), а информация. - Прим. авт.

Меритокра́тия (букв. «власть достойных») - принцип управления, согласно которому руководящие посты должны занимать наиболее способные люди, независимо от их социального и экономического происхождения. - Прим. авт.

Оптимизация логистических процессов предприятия, или фирмы, проводится в следующих целях

• максимальный сервис клиентам и партнерам компании;
• достижение оптимального уровня процессных затрат при желаемом уровне сервиса для клиентов.

Оптимизация логистических процессов. Шаг 1

Выбор местоположения для складов

Поделить регионы, в которых предполагается осуществлять сбыт продукции

• по географическому признаку,
• по количеству населения,
• по покупательной способности,
• наличию традиций (и связанных с ними потребностями) потребления продукта.

Учесть предполагаемые способы реализации:

• через дистрибьюторов (со складами и системой доставки),
• через собственные филиалы (создание собственных региональных складов и доставки до конечного потребителя),
• прямая централизованная доставка в регионы.

Проверку проводить по методу полных логистических издержек. Рассчитать полные логистические издержки для каждого варианта и сравнить их.

Оптимизация логистических процессов. Шаг 2

Укрупненные специфические требования к технологиям нового, или реорганизуемого склада

Общая специализация склада по скорости оборота:

• скорее для хранения,
• скорее для обеспечения быстрой оборачиваемости,
• много, мало артикулов.

На каких зонах склада акцент:

• большая зона приема с большим количеством разгрузочных доков,
• зона длительного хранения и комплектации в одном технологическом объеме или отдельно,
• осуществление набора товара и комплектации заказов в отдельных технологических зонах,
• применение конвейерной сборки заказов (паллеты, коробки, тележки для сбора заказа движутся через весь склад, каждый из ответственных кладовщиков, закрепленных за определенным участком хранения, группой товара, отбирает на перемещаемую тележку товар из своего участка),
• большая зона отгрузки с большим количеством отгрузочных доков.

Последовательность, одновременность или разновременность выполнения складских технологических операций (технологические карты):

• разгрузка,
• приемка,
• размещение на хранение,
• пополнение зоны комплектации,
• комплектация,
• отгрузка (пример: ночь – разгрузка ж/д вагонов, комплектация заказов, утро – за счет большого количества отгрузочных мест и большой зоны отгрузки – быстрая отгрузка заказов на централизованную доставку, день – отгрузка клиентов самовывоза и оптовиков с дальней доставкой, разгрузка - прием автотранспорта).

• Проведение АВС – анализа для размещения товара по оборачиваемости, по количеству обращений к товару для комплектации (количеству тиков - teaks) применительно для данного складского помещения – конфигурация и этажность помещений, складских стеллажей, иначе говоря, по сложности доступа к разным зонам и участкам хранения.
• Проведение XYZ – анализа для прогнозирования спроса и соответственно частоты, объемов и периодичности заказов на товар.
• Хронометраж, нормативы времени, «фотографии» технологических процессов, в особенности процессов комплектации заказов (строк заказов, «тиков») одним человеком в единицу времени.
• Акцент мотивации сотрудников на количество комплектуемых заказов. Заработная плата – небольшая фиксированная часть + часть зависящая напрямую от норм и качества выработки.

Склад, арендованный, с "нашим" персоналом, или с ответственным хранением и услугами складской обработки. В случае склада ответственного хранения введение основного показателя договорных отношений, например стоимости отгрузки грузовой единицы, одной тонны, определенного количества заказов, единиц товара, строк заказов и т. д. Введение в договорные отношения норм складской обработки, дальнейшее увеличение их, обучение сотрудников outsource – склада работе с «нашим» товаром.

Оптимизация логистических процессов. Шаг 3

Нормирование запасов. Определение норм запасов

Введение максимальной и минимальной норм запаса – в единицах хранения, в днях торговли и т. д.) с учетом объемов продаж, возможности роста или падения спроса, задержки товара в пути, реальных технологических особенностей выполнения плана – заказа производством. Менеджер, ответственный за управление запасом, для правильного формирования заказа и соблюдения нормативов по максимальной и минимальной нормам заказа, ежедневно отслеживает:

• остаток на складе,
• текущую динамику отгрузок (в периоде последних двух – трех недель по сегодняшний день),
• товар в пути,
• товар, пришедший сегодня,
• товар заказанный.

Рекомендуется использование специализированной программы либо автоматизированных таблиц в Excel, Access. Предполагаемый результат: увеличение эффективности использования складских площадей, оборотных средств, резерв по комплектации заказов.

Технология just-in-case (на всякий случай)

Появление термина и технологии основано на «российской специфике» возникновения рисков при определении объемов закупок того или иного товара:

• простои на таможне (в результате ввода таможней новых, необъявленных правил при растамаживании),
• большая вероятность поломки машины в процессе дальних поставок, а также сложность ремонта в полевых условиях.

Вследствие возникновения подобных рисков «российской логистической специфики» товар закупается не в необходимом количестве, а несколько больше «на всякий случай».

Оптимизация логистических процессов. Шаг 4

Определение соотношений формирования логистического функционала по видам собственности и привлечения сторонних услуг на основании функционально – стоимостного анализа общих логистических затрат.

• Логистические основные средства (например – административные ресурсы, информационные ресурсы, транспорт, склад) находятся в собственности основного юридического лица компании. То же в собственности логистической компании в рамках холдинга.
• Складские площади в аренде, а персонал, оборудование, техника склада собственные.
• Складские услуги привлекаются в качестве внешних (ответственное хранение, например).
• Оперативная замена, по необходимости, арендуемых складских площадей, в связи с изменяющейся динамикой продаж, а соответственно и потребностями в этих площадях (с увеличением - уменьшением, изменением конфигурации, изменением местоположения, технологической и технической оптимизацией складского хозяйства).
• Привлекаются водители со своими автомобилями в качестве постоянных сотрудников.
• Нанимаются автомобили с водителями в транспортной компании для оказания транспортных услуг.

Оптимизация логистических процессов. Шаг 5

Информационная система

Возможность партионного (по-тиражного) учета, а также прибыльности каждой партии товара, при условии (например), если один и тот же товар в разных партиях (тиражах) имеет разную входную цену (себестоимость, закупочную цену).

Внедрение системы штрих-кодирования

Позволяет получить следующие преимущества и выгоды.

• Сокращение времени и ошибок при обработке документов.
• Сокращение времени и ошибок на этапах приема товара, размещения товара, сбора и комплектации заказов, проверки скомплектованных заказов, отгрузки скомплектованных заказов.
• Усовершенствование контроля веса и габаритных размеров товара на стадии его получения.
• Использование штрих – кодов на листах подбора товара (комплектовочной накладной).

Оптимизация логистических процессов. Шаг 6

Объединение всех логистических функций в одном департаменте (управлении)

• Таможня, транспорт, склад.
• Централизация местной дистрибуции.
• Централизация, либо децентрализация региональной дистрибуции.

Один из вариантов выбирается на основании функционально – стоимостного анализа общих логистических затрат по каждому варианту.

Оптимизация ассортиментного ряда

Основанием для вывода той или иной товарной позиции из оборота и, соответственно, торговли должно осуществляться на основании статистики продаж, и исследований рынка. Выбор конфигурации складского хозяйства и логистической системы в целом в зависимости от количественного объема ассортиментного ряда и срока реализации готовой продукции.

Оптимизация логистических процессов. Шаг 7

Деление складов на отдельные специфические зоны

Склад может делиться на отдельные зоны, каждая со своей спецификой размещения товара, типом и конфигурацией стеллажной системы, а может и ее полным отсутствием, или иной системой хранения (бункерной, например, набивные стеллажи, консольные стеллажи, стеллажи для рулонного хранения), в том случае, если товар принципиально различается по своим габаритам, условиям хранения и размещения (пример – компания занимается плиткой; сантехникой – ванны, унитазы, мебель для ванной; линолеумом, обоями, коврами, отделочными материалами).

Использование для контроля логистических процессов на складе параметров эффективности работы

• Оборачиваемость (отношение среднего запаса за период к товарообороту за период). Чем выше, тем лучше.
• Относительная стоимость складской операции (все складские затраты + потери от дефицита продукции разделить на единицу товара, или единичную стоимость товара – одну штуку, рубль стоимости товара). Чем ниже, тем лучше.
• Характеристика дефицита продукции (процент невыполнения поступающих заявок.

Схематическое описание экспертной системы по управлению запасами, применение которой ведет к оптимизации (уменьшению) запаса на складе

• Сбор статистики по движению товаров.
• Расчет среднедневных продаж за каждый период времени. Информация анализируется за последние 2 – 3 недели (за счет этого сглаживается влияние сезонных колебаний).
• Рассчитываются: максимальный, страховой (минимальный) запас, задается время товаров в пути, вычисляется величина фактически необходимого запаса (в штуках и днях).
• Принимается решение, что запас не должен превышать такого-то количества дней.

Грубое представление работы системы: система видит, что по определенному товару интенсивность движения больше, и заказывает его больше – и наоборот. При достаточно равномерном (по объемам и ассортименту) грузообороте со временем оптимизация приводит к тому, что можно вывести некий набор товара (матрицу загрузки, или пополнения запаса), для загрузки в стандартную транспортную единицу, для пополнения запаса на дистрибьюторском складе и т. п.

При копировании, или цитировании этой статьи, или ее части, необходимо указывать ссылку на эту статью.

Новая складская логистика © 2001 - 2020