Вид времени совпадает плановыми данными. Информация о времени прихода и ухода с работы каждого сотрудника регистрируется в журнале явки. Это позволяет. Почему распределение явки не должно быть нормальным
На прошлой неделе сразу два посетителя хотели узнать про сводный ввод отработанного времени через табель в 1С ЗУП 3. Разберем этот вопрос подробнее:
«Помогите пож-та, настроить в ЗУП 3 расчёт, аналогичный, расчету в ЗУП 2.5. Мы ранее вводили Табель учёта отработанного времени со способом ввода времени «Сводно, в целом за период». Как это сделать в ЗУП 3?»
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
В ЗУП 3 также присутствует документ Табель, которым можно вводить отработанное время сотрудников. Однако этот документ не имеет возможности сводного ввода отработанного времени.
Реализовать такой ввод можно с помощью документа . Для этого в справочнике «Шаблоны ввода исходных данных» необходимо создать новый элемент. В нем на вкладке «Виды времени» указать виды времени, по которым нам необходимо вводить сведения. Например, укажем виды времени Явка и Ночные часы.
Также необходимо установить флажок «В целом за период «.
В результате в журнале документов «Данные для расчета зарплаты» появится новый вид документа для ввода отработанного времени. Введем сотруднику Христенко и Цветаеву отработанное время. Христенко работал в ночное время.
После этого в документе «Начисление зарплаты и взносов» для расчета по этим сотрудникам будет использовано отработанное именно из документа «Данные для расчета зарплаты» .
Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:
Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется по тем сотрудникам, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (повременщики).
Существует два способа учета отработанного времени:
- Учет отклонений от планового времени. В данном случае фиксируются все неявки на работу (отгул, отпуск, больничный и т. п.). Данный способ учета так же отражает незапланированные работы (сверхурочные).
- Данный способ отражает не только незапланированные работы и неявки, но и время, отработанное по графику – сплошная регистрация.
Если вас интересует, где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, томить не буду — его там нет. Для целей расширенного учета по з/п специально приобретается решение 1С ЗУП 8.3. О ней мы и поговорим.
Первым делом необходимо на текущий год (на год ведения табеля). В меню «Настройка» выберите пункт «Производственные календари».
Если календарь не был ранее создан, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверив корректность и при необходимости внести изменения.
Графики работы
После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».
График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.
Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».
В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.
В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.
Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП
Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.
Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.
Для того чтобы была возможность изменять данные в табеле относительно графика работы, в настройках программы нужно снять галку «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае если в табеле будет указано рабочее время, например, в выходной по графику работы, документ не будет проведен.
Следует помнить, что при одновременном ведении и табелей и документов отражения, табель будет иметь высший приоритет при получении отработанного времени для расчета зарплаты.
Форма Т-13
В 1С ЗУП 3.1 для просмотра отработанного времени есть печатная форма «Т-13». Сформировать данный отчет можно из раздела «Зарплата», выбрав пункт «Отчеты по зарплате». Необходимый вам отчет будет называться «Табель учета рабочего времени Т-13».
В данной публикации рассмотрим:
- в каких случаях можно использовать отчет Табель , а в каких не обойтись без документа Табель ;
- назначение документа Индивидуальный график ;
- посмотрим можно ли учитывать в 1С:ЗУП 3 время сводно.
Кейс №1. Общая схема учета времени и использования отчета «Табель»
Существует плановое и фактически отработанное время сотрудника. В программе эти виды времени учитываются с помощью разных объектов:
Плановое время учитывается с помощью:
- Графиков работы сотрудников , которые составляются на год вперед.
- Документа Индивидуальный график , который используется, если требуется внести какие-то изменения в график работы сотрудника на месяц (другой период). По нему определятся норма времени за месяц.
Фактическое время работы может регистрироваться:
- «Методом отклонений» — когда вносятся только документы, регистрирующие отклонения от графика сотрудника (Больничный , Отпуск , Командировка и т.д.). В этом случае на основе внесенных отклонений определяется отработанное время сотрудником.
- Документом Табель . Этот документ в программе следует использовать только в том случае, если никаким другим способом нельзя учесть фактически отработанное сотрудником время. Во всех остальных случаях необходимо учитывать время «методом отклонений» и использовать отчет Табель .
- Документом Данные для расчета зарплаты . Внешний вид этого документа настраивается в Шаблоне ввода исходный данных . Это своего рода замена документа Табель . Этим документом можно учитывать время сводно. Но в текущих версиях 1С:ЗУП (3.1.4) сводный учет времени нельзя рекомендовать в случае появления у сотрудника неявки из-за наличия ошибки в программе.
В этом случае пользователь с правами Кадровика может составить отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) до того, как будет рассчитана заработная плата. То есть отработанное сотрудником время можно будет увидеть, не внося документа Табель :
По умолчанию отчет Табель размещается в разделе Зарплата . При необходимости пользователь с правами Администратора может настроить размещение этого отчета в разделе Кадры :
Кейс №2. Отражение отклонений в отчете «Табель»
Рассмотрим схему регистрации времени неявок пользователями с правами Кадровика и Расчетчика :
Когда пользователь с правами Кадровика проводит документ неявки (это может быть Больничный лист , Отпуск , Командировка и т.д.), то эта информация сразу же отражается в отчете Табель . В нашем примере проводится документ Больничный лист и Отпуск . После этого информация о неявках отражается в отчете Табель :
Утверждение и проведение документа неявки Расчетчиком нужно для того, чтобы рассчиталась оплата за дни неявок (там, где это необходимо) и период неявки повлиял на расчет зарплаты (т.е. чтобы сработало вытеснение).
Кейс №3. Отражение работы в выходные праздничные в отчете «Табель»
Рассмотрим, как отражается в отчете Табель время сверхнормативной работы, которое регистрируется документами и Работа сверхурочно .
После проведения этих документов пользователем с правами только Кадровика , время еще не попадает в отчет Табель . Данные об отработанном сверх нормы времени появятся в табеле только тогда, когда документ Работа в выходные и праздники или Работа сверхурочно будет утвержден Табельщиком или Расчетчиком . Отметим, что права Табельщика могут быть назначены также пользователю с правами кадровика, в этом случае кадровик сможет сразу и ввести и утвердить эти документы.
В нашем примере пользователь с правами Кадровика оформляет документ Работа в выходные и праздники . В этом случае у пользователя нет возможности установить флажок Время учтено :
Поэтому время работы в выходной и не отражается сразу в отчете Табель .
Данный флажок доступен пользователю с правами Расчетчика или Табельщика . После установки этого флажка 05 марта в отчете Табель обозначается как РВ , а при расчете зарплаты производится начисление за работу в выходной:
Кейс №4. Использование документа «Индивидуальный график»
В данном случае можно использовать документ Индивидуальный график (Заплата – Учет времени – Индивидуальный график ), который заменит собой обычный график работы сотрудника на указанный месяц.
Пользователю с правами Кадровика документ Индивидуальный график недоступен. Его может вносить пользователь с правами Табельщика или Расчетчика . Другой вариант – это расширить права Кадровика .
В нашем примере мы расширим права пользователя с правами Кадровика . Для этого в разделе Администрирование – Настройка пользователей и прав выберем Кадровика и включим его в группу доступа Табельщики :
После этого у пользователя с правами Кадровика появляется дополнительный раздел в интерфейсе — Зарплата , где можно внести документ Индивидуальный график .
Указываем 05 апреля вместо выходного смену, а 08 апреля (в смену) – переносим выходной. При этом норма времени за месяц (154 часа) не меняется. При формировании отчета Табель данные попадают из документа Индивидуальный график :
Так как стал доступен раздел Зарплата , то отчет Табель можно формировать, выбрав в этом разделе Отчеты по зарплате .
Кейс №5. Использование документа «Табель»
Так как фактическое время работы не соответствует плановому и изменения нельзя отразить только документами неявок, то в этом случае необходимо будет внести документ Табель (Зарплата – Учет времени – Табель ). Прежде чем его заполнять потребуется оформить все оплачиваемые неявки с помощью соответствующих документов (Больничный лист , Отпуск , Командировка и т.д.), чтобы рассчиталась оплата за эти дни. И только после этого вносить документ Табель .
В нашем примере вначале следует оформить документ Больничный лист , а затем создать документ Табель . Дни болезни автоматически будут обозначены буквой «Б », останется только внести фактически отработанное время сотрудником (исправить выходные на рабочие и дни): 11 мая – смена (Явка — 13, Ночные – 2), 14 и 22 мая – выходные.
При попытке провести документ Табель будет выдано сообщение о том, что фактическое время не соответствует плановому:
Для того чтобы стало возможным проведение документа Табель , пользователь с правами Администратора в разделе Настройка – Расчет зарплаты должен снять флажок Проверять соответствие фактического времени плановому :
Кейс №6. Использование документа «Табель» при использовании особых условий труда
При работе сотрудников во вредных условиях труда можно использовать механизм особых условий труда. Этот механизм применяется, если в течение рабочего дня сотрудник может работать в разных условиях труда или условия труда сотрудника могут изменяться без изменения должности сотрудника.
Для подключения этой возможности в учетной политике организации следует установить флажок Использовать особые условия труда :
Появляется специальный справочник Условия труда (Настройка – Предприятие – Условия труда ), где можно внести настройки по условиям. В нашем примере создаем новый элемент Горячий цех, где заполняем данные в соответствии с условиями задачи:
При работе механизма условий труда регистрировать работу сотрудника в тех или иных условиях можно только с помощью документа Табель . При этом внешний вид документа Табель изменяется:
Надпись «Условия труда не заданы» означает, что сотрудник работает в условиях, на которые он был принят.
Для того, чтобы зарегистрировать, что сотрудник работал в один день в разных условиях труда, следует щелкнуть по нужной дате и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных условиях и в таблицу Данные о времени внести информацию об условиях и часах работы:
Для того, чтобы зафиксировать работу целый день (16 июня) в других условиях (Горячем цеху), следует щелкнуть мышкой по дате и в открывшейся форме в поле внести новые условия труда – Горячий цех с в полях С и По указать дату работ:
В итоге в документе Табель дни работы в условиях, отличных от обычных, будут выделяться другим обозначением (в нашем примере буквами «ГЦ»):
Документ Терр., условия труда . Расчет начислений работ в разных условиях происходит пропорционально отработанному времени. И по каждой базе начисления рассчитывается свой процент Надбавки за вредные условия труда. Расшифровку расчетов можно получить, щелкнув по колонке Терр., условия труда .
Кейс №7. Использование документа «Табель» при использовании обособленных территорий
Так как сотрудник по условиям задачи может работать целый или часть дня на разных территориях и при этом организация не планирует на это время менять ему подразделение, то в этом случае удобно использовать механизм обособленных территорий.
Для его подключения следует в учетной политике организации установить флажок Использовать обособленные территории :
После этого в программе появляется справочник Территории (Настройка – Предприятие – Территории ). Территории – это независимая классификация, которая появилась в дополнение к справочнику Подразделения . Для каждой территории можно указать свои регистрационный данные и/или особые территориальные условия. Данный справочник настраивается для каждой организации отдельно.
В нашем примере создается новый элемент — Склад удаленный №2, в котором указываются регистрационные данные:
При использовании механизма территорий перемещение между территориями может осуществлять с помощью:
- документа Кадровый перевод ;
- специального документа — Перемещение между территориями ;
- документа Табель , который незаменим в том случае, если сотрудник работает на разных территориях в течение одного дня.
Вид документа Табель при включении настройки учета по обособленным территориям меняется:
Надпись «Территории не заданы» означает работу сотрудника на своем рабочем месте.
Для того, чтобы зарегистрировать, что сотрудник работал в один день на разных территориях, следует щелкнуть по нужной дате и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных территориях и в таблицу Данные о времени внести информацию о работе на разных территориях. Так будут заполнены данные на 08 июля:
Для того, чтобы зафиксировать работу целый день (13 июля) на другой территории, следует щелкнуть мышкой по дате и в открывшейся форме в поле внести новые условия труда – Склад удаленный №2 и в реквизитах С и По указать день работы:
В итоге в документе Табель дни работы на разных территориях будут выделяться другим обозначением (в нашем примере буквами «С2»):
Документ Начисление зарплаты и взносов также меняет свой вид — в нем появляется дополнительная колонка Терр., условия труда . Расчет начислений за работы на разных территориях происходит пропорционально отработанному времени. Расшифровку расчетов можно получить, щелкнув по колонке Терр., условия труда .
Кейс №8. Регистрация времени с помощью документа «Данные для расчета зарплаты» (по дням)
Своего рода заменой документа Табель может служить регистрация времени работы с помощью документа Данные для расчета зарплаты , параметры которого настраиваются в на вкладке Виды времени .
В разделе Настройка – Шаблоны ввода исходных данных создадим шаблон для видов времени – работа на линии и работа на ремонте. На вкладке Виды времени установим соответствующие флажки: Работа на ремонте и Работа на линии и переключатель Время вводится установим в положение Одним документом на весь месяц :
В разделе Зарплата – Данные для расчета зарплаты создаем документ Ввод времени работы на линии и ремонте (по дням) . Каждый пользователь заполняет свою строку.
Вид документа похож на Табель . Заполняем его:
По условиям нашей задачи регистрируем в базе Больничный лист сотрудника. Он введен для того, чтобы проверить как программа отрабатывает, когда введены одновременно документы неявки и Данные для расчета зарплаты .
Оплата работы на линии составит:
- 60 (часы работы на линии) * 200 (стоимость часа работы на линии) = 12 000 руб.
Оплата работы на ремонте равна:
- 12 (часы работы на ремонте) * 100 (стоимость часа работы на ремонте) = 1 200 руб.
При вводе информации о времени работы по дням через документ Данные для расчета зарплаты и появлении неявки, учет времени и расчета оплаты производится корректно.
Кейс №9. Регистрация времени сводно и проблемы в расчетах при появлении неявок
Для того, чтобы в документе Данные для расчета зарплаты Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени после указания регистрируемых видов времени (в нашем случае — Работа на линии и Работа на ремонте), установить флажок В целом за период :
В журнале Данные для расчета зарплаты следует внести документ по Шаблону
Если у сотрудника нет никаких неявок или есть неявки, которые начинаются с первых чисел месяца или заканчиваются последними числами месяца, то в этом случае в документе Начисление зарплаты и взносов время и расчет корректны. Если эти условия не выполняются, то отработанное время удваивается.
Из-за этой ошибки в текущих релизах 1С:ЗУП 3 (3.1.4) не рекомендуется вести учет времени сводно.
Кейс №10. Регистрация времени сводно при работе в выходные и праздники и проблемы в расчетах при появлении неявок
Для того, чтобы в документе Данные для расчета зарплаты регистрировать время сводно, следует в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени после указания регистрируемых видов времени (в нашем случае – Явка), установить флажок В целом за период :
В журнале Данные для расчета зарплаты следует внести документ по Шаблону , в котором время указать по дням и часам сводно:
Документом Работа в выходные и праздники регистрируется работа сотрудника в его выходной день – 12 августа 2017 г. в течение 6 часов:
В этом случае при начислении заработной платы за август 2017 г. по сотруднику Оплата по окладу не будет рассчитана:
Для исправления ситуации учет праздничных дней можно вести через документ Данные для расчета зарплаты . Для этого в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени следует установить флажки для видов времени: Праздники и Праздники без повышенной оплаты :
В журнале Данные для расчета зарплаты необходимо заполнить информацию по работе сотрудника в свой выходной в течение 6 часов:
Документ Работа в выходные и праздники снимем с проведения.
После этого в документе Начисление зарплаты и взносов сумма по Оплате по окладу будет рассчитана, но при появлении неявок, которые начинаются не с первых чисел месяца или заканчиваются не последними числами месяца, в документе Начисление зарплаты и взносов отработанное время будет удваиваться.
Где найти и как заполнить график работы в 1С, особенности заполнения и настроек нестандартных графиков работы в 1С:ЗУП3.8 - читайте в нашей статье.
Работодатель устанавливает графики в соответствии с целями продуктивности на своем предприятие. Рассмотрим их отражение в программе (1С:ЗУП).
Где и как заполнить график работы в 1С:ЗУП 8.3: «пятидневка»
Для заполнения графиков в программе зайдем в меню «Настройки» - раздел «Предприятие» - графики работы сотрудников. По кнопке «Создать» открывается настройка и создание нового графика. Указываем его наименование, устанавливаем текущий год и проваливаемся в предложенное нам меню «Изменить свойства графика».
Сначала рассмотрим настройку графика в 1С, по которому работает большинство россиян - пятидневка. Указываем:
Заполняем график при неполном рабочем времени в 1С:ЗУП 8.3
Встречаются случаи, когда сотрудник работает пять дней в неделю, на неполном рабочем дне. В этом случае мы:
- создаем новый график, указываем такие же настройки, как и в графике «Пятидневка»
- устанавливаем галку «Неполное рабочее время» - неполный рабочий день (здесь же можно указать, что ведется учет по неполной рабочей недели); и считать норму по другому графику «Пятидневка».
- В табличной части с расписанием работы необходимо вручную указать количество часов работы на каждый день.
Заполняем сменный график работы в 1С:ЗУП 8.3
Существует учет по видам времени: явка, ночные часы и вечерние часы - они берутся за основу составления графиков со сменным характером работы на каждом предприятие. Рассмотрим составления такого графика, например график: день - явка (12 часов), второй день - вечернее время (3 часа) и ночное (9 часов), третий день - отсыпной, четвертый - выходной.
- В свойствах графика указываем способ заполнения «По циклам произвольной длины (сменные графики)» и то, что при заполнении не стоит учитывать праздничные дни; ведется суммированный учет рабочего времени; при подсчете переработок определять норму по «Производственному календарю».
- Виды времени: если на предприятие ведется учет не только ночного времени, но и вечернего (а в нашем примере таковой учет и ведется); устанавливаем флажки на «Явка», «Ночные часы» и «Вечерние часы».
- В таблице «Расписание работы» указываем номер дня «1»: явка 13; номер дня «2»: ночные часы 9, вечерние часы 3; два последних дня остаются пустыми (Рис.2). После нажатия кнопки «Ок» график заполнится корректно.
Существует большое количество способов составления в программе «Зарплата и управление персоналом, редакция 3.0», стоит лишь задать правильные параметры и заполнить график.
Важно! Без составленных графиков зарплата сотрудникам начисляться не будет. График необходимо подвязать к сотруднику при приеме на работу, а изменить график на другой можно с помощью документа «Кадровый перевод» или «Кадровый перевод списком» (добавить сотрудника - на закладке «Главное» устанавливаем галку «Перевести на другой график»).
Заполняем индивидуальный график работы в 1С:ЗУП 8.3
Если у сотрудника нет определенного, установленного графика, то есть ежемесячно изменяются рабочие дни, в этом случае рекомендовано создавать «Индивидуальные графики работы» (меню «Зарплата» - Учет времени - Индивидуальные графики). В данном случае график заполняется вручную ежемесячно: в верхней колонке указываем «Явку» и количество часов, в нижней части «ночное» или «вечернее» время и количество часов (Рис.3).
Итак, мы рассмотрели, где и как заполнить графики работы в 1С:ЗУП 3.8, сделали настройки нестандартных графиков работы в 1С.
Если у вас остались вопросы по заполнению и настройке графиков работы в 1С:ЗУП 3.8, ответим на нашей . Наши эксперты не только консультируют устно, но и к вашей рабочей базе 1С, чтобы помочь найти ошибку или сделать настройку программы 1С.
- Учитывать фактическое время, которое отработал сотрудник.
- Контролировать присутствие сотрудника на рабочем месте.
- Рассчитывать заработную плату.
Журнал явки – это таблица, в которой в строках расположен список сотрудников, а в столбцах – календарные даты. Ячейки таблицы содержат явки сотрудников в формате, который выбран в поле Вид:
- Часы работы, например, 16:00 – 22:00.
- Длительность, например, 6:00.
Чтобы сформировать журнал:
Чтобы найти в списке сотрудника или смену, введите слово или несколько символов в поле Поиск.
Из журнала явки можно посмотреть, по какому расписанию должен был работать сотрудник в тот день, когда зарегистрирована данная явка. Для этого выберите явку и пункт контекстного меню Расписание. Информацию о приходе сотрудника на работу можно удалить (пункт контекстного меню Удалить ).
В ячейках журнала явки используются следующие обозначения:
Обозначение | Что означает |
---|---|
Вид журнала Часы работы . Время прихода и ухода сотрудника, зарегистрированное в iikoFront. Цвет шрифта задается в типе явки, по умолчанию у всех явок тип Отработано – их границы показаны черным шрифтом | |
Вид журнала Продолжительность . Длительность явки. | |
Для незакрытых смен указано время начала, а вместо времени окончания – «не закрыта». | |
Явка выбранного сотрудника на текущую дату. | |
Явки выбранного сотрудника на будущие даты (например, больничные или отпуска) | |
Невыход сотрудника на работу по причине отпуска, больничного или прогула обозначаются краткими названиями, заданными при настройке этих типов явок (например, «О», «Б» или «П»). | |
Явка, у которой утвержденное время прихода / ухода отличается от фактического времени, зарегистрированного в iikoFront. | |
Явка продолжительностью более суток. | |
Явка длительностью менее суток, пересекающаяся с другой явкой. | |
Явка сотрудника зарегистрирована не в том подразделении, в котором ему начисляется зарплата. | |
Явка скопирована в буфер обмена. |
Если длительность явки составляет меньше суток, но границы ее зафиксированы разными датами, то отображается она в ячейке даты открытия. Например, смена была открыта в 20:00 5 октября, а закрыта в 04:00 6 октября. В этом случае явка целиком отображается в колонке 5 октября.
Если длительность явки составляет более 24 часов, то она отображается в нескольких ячейках до даты закрытия смены.
Длинные явки закрываются автоматически по истечении того количества дней, которое указано в настройках торгового предприятия на закладке Учет рабочего времени в поле Автоматически закрывать явку через n дней. В комментарии к явке указывается причина автоматического закрытия. В iikoFront эта явка считается открытой. А когда сотрудник закрывает такую длинную смену, то это время ухода уже не учитывается.
Подробная информация об открытии и закрытии смены, автоматическом закрытии и игнорировании явок содержится в Журнале событий .
Регистрация явок
Существует несколько вариантов регистрации явок:
- Автоматически в iikoFront: в момент открытия и закрытия личной смены сотрудника,
- Автоматически в iikoOffice: при назначении нерабочих смен – больничных, отпусков. Для использования этой возможности необходимо выполнить предварительные настройки, см. Журнал «Расписание» .
- Вручную из iikoOffice: например, для утверждения явок сотрудникам на окладе или редактирования автоматических явок.
Факт присутствия сотрудника на рабочем месте может быть зарегистрирован также из его персонального отчета (кнопка Действия → Добавить явку ).
Чтобы зарегистрировать явку вручную:
Таким образом, при помощи ручной регистрации явки менеджер (или другое ответственное лицо) может зачесть, сократить, увеличить или не зачесть переработку, зафиксированную в iikoFront, а также переопределить по факту тип явки сотрудника.
Если явки часто повторяются, то для ускорения процесса нужную явку можно копировать. Команды копирования и вставки доступны из контекстного меню и по нажатию клавиш Ctrl+C, Ctrl+V. Скопированная в буфер обмена явка выделяется в таблице желтым цветом.
Зарплата сотрудникам начисляется только за подтвержденные явки. Они могут засчитываться двумя способами: автоматически или вручную менеджером. Это зависит от настроек закрытия кассовой смены.
Если явка подтверждена автоматически, то у нее время прихода и ухода совпадает с фактическим, зарегистрированным в iikoFront.
Если настроено ручное подтверждение, то принятые время прихода и ухода сотрудника указывает менеджер при закрытии кассовой смены или в iikoOffice. Как принять вручную явку на терминале см. в статье Явки сотрудников .
Чтобы принять явку в iikoChain:
- Выберите пункт меню Сотрудники → Журнал явки.
- Откройте явку, которую нужно принять.
- Укажите время ухода. Галочка Подтвердить вручную устанавливается по умолчанию.
- Нажмите кнопку Сохранить.
В процессе работы может получиться так, что сотрудники открывают несколько смен на разных терминалах, или менеджер создает явки вручную в iikoOffice или iikoChain. В результате в журнале формируется несколько пересекающихся явок, которые объединяются в одну. Результат слияния зависит от того, каким способом подтверждаются явки: автоматически или вручную.
При автоматическом подтверждении объединяются пересекающиеся подтвержденные явки, зарегистрированные в одном и том же подразделении для одной и той же должности сотрудника. В результате объединения остается последняя подтвержденная вручную явка, для которой установлена галочка Подтвердить вручную. Если такая не нашлась, то выбирается самая ранняя явка среди пересекающихся, остальные удаляются. У оставшейся явки:
- Подтвержденные даты прихода и ухода не изменяются.
Например:
- Пересекающиеся явки, созданные в iikoFront.
- На Терминале1 создана и закрыта явка с 12.00 по 14.00.
- На Терминале 2 создана и закрыта явка с 13.00 по 13.30.
- Две явки, созданные в iikoFront, пересекаются с ручной явкой.
- В iikoOffice вручную создана явка с 12.00 по 18.00.
- На Терминале 1 создана и закрыта явка с 16.00 по 16.30.
- На Терминале 2 создана и закрыта явка с 16.00 по 17.00.
При закрытии смены на Терминале 1 явки автоматически объединятся. Подтвержденное время составляет период с 12.00 по 14.00.
В результате останется только первая явка, остальные будут удалены. Засчитанное время составляет период с 12.00 по 18.00.
В режиме ручного подтверждения объединяются только пересекающиеся закрытые неподтвержденные явки, зарегистрированные в одном и том же подразделении для одной и той же должности сотрудника. В результате для такой объединенной явки:
- Зарегистрированный интервал в iikoFront является объединением аналогичных интервалов пересекающихся явок.
- Подтвержденный интервал является слиянием всех подтвержденных интервалов пересекающихся явок.
Например:
- Пересекающиеся подтвержденные
- На Терминале 1 создана и закрыта явка с 14.00 по 14.30.
- На Терминале 2 создана и закрыта явка с 14.10 по 14.20.
- Пересекающиеся выборочно подтвержденные
- На Терминале 1 открыли явку в 14.00.
- На Терминале 2 открыли, закрыли и подтвердили явку с 14.10 по 14.20.
- На Терминале 1 закрыли явку в 14.30.
- Пересекающаяся с ручной
- В iikoOffice создали явку с 12.00 по 18.00
- На Терминале 1 открыли, закрыли и подтвердили явку с 14.00 по 16.00.
При закрытии вторая явка сливается с первой. Границы подтверждения объединенной явки составляют с 14.00 по 14.30.
В результате явки не объединятся, т.к. явка на Терминале 2 уже подтверждена.
В результате явки не объединятся, т.к. на момент подтверждения второй явки первая уже была принята.
Все факты объединения явок отражаются в Журнале событий с типом «Слияние нескольких явок».
Чтобы выгрузить Журнал явок в MS Excel в меню
Действия
выберите пункт
Экспортировать в Excel.
Журнал выгружается с учетом пользовательской группировки, фильтрации и настроенный параметров: «период», «показывать всех сотрудников», «Вид: Период/Интервал». В формате Excel отчет формируется в таком же виде, как вы его видите в iikoOffice.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени содержит информацию об отработанном времени сотрудников. В графах табеля проставляются коды явок и количество отработанных часов на каждую дату отчетного периода. Для неявок проставляются только их коды, а неотработанное время не указывается (соответствующие графы остаются пустыми).
Если сотрудник работает по расписанию или на окладе, то в табель попадает только то время, которое он отработал в соответствии с расписанием.
Если у сотрудника свободный график, то в табель включаются все его отработанные часы без учета расписания.
Чтобы распечатать или выгрузить в Excel «Табель учета рабочего времени по форме № Т-13», нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать формы Т-13 или Выгрузка формы Т-13 в Excel.